(Post 11/05/2010) Thư điện tử giúp cho công việc của chúng ta nhanh chóng và dễ dàng hơn. Tuy nhiên, nếu không biết sử dụng đúng cách, thư điện tử cũng có thể khiến bạn cảm thấy mệt mỏi hơn. Để giữ được sự chủ động trong công việc, tránh tình trạng bị "núi" thư điện tử đè nặng, bạn có thể áp dụng những nguyên tắc quản lý thời gian và sử dụng thư điện tử sau:

1. Tự quyết định thời điểm kiểm tra thư điện tử (và gọi điện thông báo/xác nhận khi có việc gấp).

Đừng để những thông báo có thư mới làm gián đoạn công việc của bạn. Nếu điện thoại liên tục réo và thỉnh thoảng lại có người ghé qua hỏi những điều lặt vặt thì liệu bạn có thể hoàn thành những công việc quan trọng đúng hạn? Những thông báo có thư mới cũng vậy, dù không mở thư ra xem nhưng nếu Outlook cứ liên tục báo lên màn hình rằng tuần sau có liên hoan hay công đoàn tổ chức đi nghỉ mát thì ít nhất bạn cũng mất vài chục giây. Tệ hơn nữa những thông báo không quan trọng có thể làm ngắt mạch suy nghĩ và sau khi đọc chúng bạn quên luôn mình cần phải làm tiếp như thế nào!

Tùy theo tính chất và khả năng sắp xếp công việc, mỗi người cần quyết định xem mình sẽ đọc thư điện tử một ngày mấy lần và vào lúc nào. Vì mỗi lần nhận thư điện tử sẽ đem đến cho bạn một lô thông tin cần xử lý và những công việc mới, chúng ta nên xử lý thư thật nhanh và phân loại công việc (cả mới lẫn cũ) trước khi bắt tay vào làm. Rất có thể những công việc mới nhận được qua thư sẽ làm bạn quên mất công việc quan trọng hơn cần xử lý trước. Nếu khả năng tự chủ của bạn chưa cao hay có công việc quan trọng cần hoàn thành gấp trong ngày, tốt nhất bạn nên hoàn thành ít nhất một việc quan trọng trước khi mở hòm thư điện tử.

Một số người sẽ không đồng ý với nguyên tắc này và đặt câu hỏi "Nếu có thư thông báo về việc gấp cần làm ngay thì sao?" Để có thể từ bỏ sự phiền toái của việc đọc thư điện tử liên tục mà vẫn không bỏ lỡ những công việc quan trọng, chúng ta cần sự phối hợp của tất cả mọi người. Mỗi khi có việc gấp, chúng ta vẫn nên gửi thư điện tử nhưng cần phải gọi điện thông báo cho đồng nghiệp (dù gì đi nữa, bản chất của thư điện tử là một kênh liên lạc không đồng bộ). Nếu có cuộc họp gấp vào buổi chiều mà bạn chỉ gửi thư lúc 9 giờ 30 sáng thì khả năng đồng nghiệp nhận thông báo sau khi cuộc họp diễn ra là rất lớn. Làm như vậy đồng nghĩa với việc bạn cho rằng đồng nghiệp của mình luôn chôn chân vào bàn làm việc và buộc họ có tài xử lý song song như... Napoleon! Không chỉ giúp đồng nghiệp thoát khỏi cảnh đọc thư liên tục, việc gọi điện thông báo/xác nhận còn giúp bạn tránh được những trường hợp đáng tiếc như thư chuyển chậm (nhất là khi đính kèm tệp có dung lượng lớn) hay người nhận không có mặt tại văn phòng.

Để chắc chắn Outlook không làm phiền khi bạn quên không đóng ứng dụng này, hãy tắt tính năng thông báo thư mới theo hướng dẫn dưới đây:

Bạn cũng có thể tắt ngay tính năng thông báo thư mới khi thấy một thông báo như vậy xuất hiện mà không cần chuyển sang màn hình Outlook. Hãy nhấn vào dấu mũi tên trỏ xuống trong thông báo thư mới rồi chọn mục Disable New Mail Desktop Alert (xem hình).

Trong trường hợp bạn vẫn cần nhận thông báo thư mới từ sếp, bạn có thể tắt tính năng thông báo thư mới theo hướng dẫn ở trên và tạo một quy tắc xử lý mail để Outlook báo động khi nhận được thư sếp. Cách làm này còn giúp khắc phục hạn chế chỉ áp dụng cho thư trong Inbox của tính năng thông báo thư mới. Trước hết, bạn chọn thực đơn Tools|Rules and Alerts rồi nhấn nút New Rule tại thẻ E-mail Rules, sau đó chọn mục Check messages when they arrive (phía dưới dòng Start from a blank rule) ở Step 1: Select a template.

Tiếp đó, có thể chọn điều kiện áp dụng là những thư của sếp và được đánh dấu có tầm quan trọng cao. Và yêu cầu Outlook còn có thể hiển thị thông báo/phát âm thanh khi có thư đến thỏa mãn điều kiện của bạn. Trước khi kết thúc, bạn còn có thể bổ sung điều kiện loại trừ (ví dụ, không áp dụng với những thư thông báo không có mặt tại văn phòng).

2. Trong khi cặp đôi nguyên tắc trên đây phải do mỗi cá nhân tự ghi nhớ và thực hiện, có rất nhiều nguyên tắc sử dụng thư điện tử hiệu quả khác được các chương trình quản trị như Outlook hỗ trợ rất tốt. Chúng ta có thể quảng bá cho việc sử dụng chúng bằng cách đào tạo, hướng dẫn tất cả mọi người trong cơ quan biết sử dụng những tính năng hỗ trợ của Outlook. Trước hết, đó là đánh dấu mức độ ưu tiên cao (High priority) với những thư quan trọng để người nhận lưu ý, yêu cầu xác nhận đã đọc thư, nhắc việc cho người nhận (Flag for Receipient).

Chức năng phân loại thư tự động dựa trên các luật (rule) do người dùng định nghĩa cũng hết sức hữu ích. Thư của những người gửi nhất định có thể được chuyển tới các thư mục khác nhau giúp phân biệt các loại thông điệp hoàn toàn khác về bản chất như cập nhật thông tin dự án, tài liệu tham khảo và newsletters để bạn có thể dễ dàng tìm thấy chúng sau này khi bạn có thời gian đọc.

3. Xử lý thư thật nhanh để tập trung cho những công việc chính. Trong chúng ta ai là người chưa từng mở, đọc rồi lại đóng một thông điệp nhiều lần. Để giải quyết dứt điểm tình trạng đó, cần áp dụng một phương thức nhất quán và triệt để cho việc xử lý thư điện tử. Với mỗi thông điệp, bạn phải nhanh chóng quyết định sẽ chọn một trong bốn cách dưới đây:

- Xóa thư: Thông thường bạn có thể xóa khoảng một nửa số thư điện tử của mình. Làm như vậy vừa giải phóng hộp thư vừa tránh mất thời gian khi cần tìm kiếm sau này. Nhiều người do dự khi mới chỉ nghe đến việc xoá thư vì lo có thể cần đến chúng trong tương lai. Nhưng hãy thành thật với chính mình: trong số thư mà bạn giữ lại, có bao nhiêu phần trăm được bạn thực sự dùng đến?

Rất nhiều người trong chúng ta giữ quá nhiều thư nhưng không bao giờ đụng đến chúng (thậm chí không có thời gian để nhìn đến tiêu đề của chúng lần thứ hai). Để có thể quyết định xóa thư mà không sợ xóa nhầm, các bạn có thể trả lời các câu hỏi sau: Bức thư có chứa thông tin có ích cho công việc bạn đang làm không? Bức thư có chứa thông tin mà bạn có thể tìm thấy ở chỗ khác không? Bức thư có chứa thông tin bạn có thể cần tới trong vòng sáu tháng nữa không? Bức thư có chứa thông tin bạn bắt buộc phải lưu trữ (theo yêu cầu của công ty, của chính phủ) không?

- Làm ngay công việc nêu trong thư (nếu có thể trong vòng 2 phút): Nếu bạn không thể xóa thư, hãy quyết định làm ngay công việc nêu trong thư nếu bạn có thể thực hiện điều đó trong 2 phút. Những công việc có thể thực hiện ngay bao gồm: trả lời thư, gọi điện liên hệ, thậm chí lưu trữ vào mục tương ứng để tra cứu khi cần. Những thư thuộc loại này thường chiếm khoảng 1/3 hộp thư của bạn và với chúng, việc đóng thư lại để xử lý sau sẽ rất kỳ quặc và lãng phí thời gian.

- Ủy quyền (hay phân công) công việc: Nếu bạn có thể ủy quyền hay phân công cho cấp dưới thực hiện, hãy thực hiện điều đó theo đúng cách. Sau khi đã gửi thư ủy quyền/phân công, bạn có thể xóa thư gốc hay chuyển nó vào thư mục lưu trữ để tham chiếu về sau.

- Đánh dấu để lưu ý xử lý sau: Với những thư không thể xử lý bằng một trong ba cách trên, bạn cần đánh dấu để xử lý sau bằng cách chuyển nó thành một công việc cần làm (task) hoặc một cuộc họp/gặp gỡ. Với Outlook, cách làm hết sức đơn giản: bạn chỉ cần kéo và thả bức thư vào ô Tasks hay Calendar ở khung Navigation Pane rồi nhập tiếp các thông tin cần thiết. Bạn cũng có thể dùng lựa chọn "Move to folder" rồi chọn mục cần chuyển tới là Tasks hay Calendar, cách làm này sẽ đính kèm thư gốc vào mục công việc hay cuộc họp mới để bạn có thể trả lời sau cuộc họp hoặc trong khi thực hiện công việc mà không cần mất công tìm lại nó.

Nguyễn Anh Tuấn
(theo PC World VN)