(Post 01/05/2007) Bạn muốn những phần mềm thường sử dụng như Office, IE, Acrobat hay ZoneAlarm trở nên mạnh mẽ hơn, tốc độ hơn cũng như dễ sử dụng hơn? Hãy tham khảo các thủ thuật và công cụ được giới thiệu trong bài viết này, biết đâu bạn sẽ tìm được "bí kíp" cho mình.

Tìm tập tin Word nhanh hơn bằng cách bổ sung các từ khóa mô tả thông qua hộp thoại Document Properties.

Microsoft Word 2003

Tăng tốc độ xử lý: Đôi lúc bạn nghĩ rằng Microsoft đã cố tình cấu hình sao cho Word xử lý mọi tác vụ thật chậm. Đừng lo, bạn hoàn toàn có thể thay đổi sự "ì ạch" này. Nhấn Tools.Options và thực hiện những thay đổi sau để cải thiện tốc độ và dáng vẻ của Word. Với thẻ View, bỏ tùy chọn Animated text. Nếu đang sử dụng Word ở chế độ hiển thị Normal, chọn Wrap to window. Với thẻ General, bỏ tùy chọn Provide feedback with animation. Nếu đang làm việc cùng lúc với nhiều tài liệu, tăng giá trị của mục "Recently used file list" lên 9 (giá trị cao nhất). Nếu sử dụng Auto Shapes, bỏ tùy chọn Automatically create drawing canvas when inserting AutoShapes. Với thẻ Spelling & Grammar, bỏ tùy chọn Check grammar as you type, Check grammar with spelling và Check spelling as you type. Với thẻ Print, hãy bỏ tùy chọn Background printing. Sau đó, nhấn OK để kết thúc.

Ngoài ra, bạn nên tắt tất cả tính năng tự động thực hiện của Word. Ví dụ, chọn Tools.AutoCorrect, và ở thẻ Autoformat As You Type, bỏ tất cả tùy chọn bên dưới mục Apply as you type và Automatically as you type.

Khôi phục tài liệu: Khi Word gặp sự cố, các tài liệu đang mở sẽ bị "xé vụn". Nhưng khi Word khởi động lại, trong nhiều trường hợp, tính năng Microsoft Office Application Recovery có thể cung cấp phiên bản được lưu lại gần đây nhất của tài liệu đó. Nếu tính năng này hoạt động, hãy kiểm tra cẩn thận nội dung và lưu lại tập tin này với một cái tên khác.

Ngược lại, bạn nên sử dụng tiện ích Windows Explore để tạo một bản sao cho tập tin này, sau đó chuyển sang Word và mở tập tin gốc bị hỏng, hãy nhấn chuột vào mũi tên thả xuống ở cạnh nút Open và chọn Open and Repair. Word sẽ cố gắng sửa tập tin này cho bạn.

Nếu bạn đã thiết lập Word tạo bản sao lưu, hãy tìm những tập tin có phần mở rộng là .wbk, hầu hết dữ liệu của bạn đều nằm ở đây. Nếu không, hãy mở tập tin bị hỏng bằng WordPad và cố gắng thu thập càng nhiều thông tin càng tốt.

Tìm kiếm hiệu quả: Việc tìm kiếm thông minh đòi hỏi các tài liệu phải được mô tả đầy đủ từ khóa (hay còn được gọi là siêu dữ liệu - metadata). Trước hết, hãy yêu cầu Word nhắc nhở bạn điền thông số vào hộp thoại Properties. Chọn Tools.Options, nhấn thẻ Save, chọn Prompt for document properties. Từ đây trở đi, khi bạn lưu một tập tin, hộp thoại Properties sẽ xuất hiện để người dùng điền vào các siêu dữ liệu (để bổ sung dữ liệu này cho một tập tin có sẵn, bạn mở tập tin đó và chọn File.Properties).

Ở thẻ Summary, nhập vào các thông tin cơ bản như Title, Subject, Keywords (ví dụ "TGVT" hay "Danh sach khach hang"), Comment... Bạn cần bổ sung nhiều thông tin hơn? Nhấn vào thẻ Custom và chọn thuộc tính cần thiết từ trình đơn thả xuống (ví dụ Client hay Department). Ngoài ra, bạn còn có thể tạo thuộc tính mới bằng cách nhập tên vào hộp thoại Name và chọn Add.

Để tìm kiếm tài liệu, chọn File.File Search. Ở mục Other Search Options ở bên phải màn hình, chọn ổ đĩa hay thư mục, loại tập tin..., sau đó nhấn nút Go để bắt đầu.

Bảo mật dữ liệu: Word có thể bảo vệ tài liệu của bạn ở một mức độ vừa phải. Chọn Tools.Options, và nhấn vào thẻ Security. Để ngăn cản việc sửa đổi bất hợp pháp, gõ mật khẩu vào hộp thoại Password to modify; hoặc để hạn chế người dùng khác xem tập tin này, bạn gõ mật khẩu vào hộp thoại Password to open. Để cho phép chỉnh sửa, ví dụ điền vào biểu mẫu hay sử dụng tính năng ghi nhận sự thay đổi nội dung (track change), bạn nhấn vào nút Protect Documents và thực hiện các lựa chọn của mình.

Tuy nhiên, khả năng bảo mật của Word còn nhiều hạn chế. Do vậy, bạn hãy sử dụng tiện ích deskPDF Professional của Docudesk (30 USD, ) để tạo tập tin PDF cho tài liệu Word của mình. Với cơ chế bảo mật 128 bit, tài liệu PDF này không cho phép người dùng khác xem, sao chép, cắt dán và thậm chí cả in ra giấy.

Biến word thành máy tính cá nhân: Word cung cấp tính năng máy tính (calculator) bên trong trình đơn Tools. Chọn những con số bất cứ đâu trong tài liệu, và chỉ với một cú nhấn chuột, Word có thể thực hiện các phép tính như cộng, trừ, nhân, chia. Sau đó, bạn chỉ cần ấn tổ hợp phím <Shift>-<Insert> để chèn kết quả thu được vào tài liệu. Word có thể xử lý các biểu thức như (5+5)*(3+3).

Để làm xuất hiện tính năng này, bạn chọn Tools.Customize, sau đó nhấn vào thẻ Command, chọn Tools trong mục Categories ở bên trái. Ở khung cửa sổ bên phải, tìm mục Tools Calculate và kéo biểu tượng này lên thanh công cụ của Word. Từ đây, để sử dụng tính năng máy tính, bạn đánh dấu chọn các biểu thức cần tính toán và nhấn Tools Calculate, kết quả sẽ xuất hiện trên thanh trạng thái của Word.

Kết nối tài liệu: Tập tin văn bản mà bạn đang soạn thảo có thể chứa đường dẫn (link) đến các bảng tính Excel, logo và thậm chí là những đoạn văn bản của một tài liệu Word khác. Tuy nhiên, nếu bạn đem tập tin này sang sử dụng trên một máy tính khác, những liên kết đó sẽ không còn giá trị.

Cách khắc phục: Khi chèn hình ảnh đồ họa, chọn Insert.Picture.From file, chọn tập tin, nhấn chuột vào mũi tên nhỏ ở bên phải nút Insert và chọn Insert and Link. Word sẽ tạo ra một bản sao của hình ảnh này để sử dụng khi tập tin liên kết không tồn tại; và khi tập tin này xuất hiện, liên kết sẽ được cập nhật.

Đối với các tập tin và các đối tượng khác, bạn có thể xóa liên kết hay mang tất cả tập tin theo. Để xóa liên kết, chọn Edit.Links, chọn tất cả liên kết, nhấn nút Update Now, rồi nhấn Break Link. Để mang tất cả tập tin theo, bạn sử dụng hộp thoại Links để xem tập tin nào cần thiết, sau đó chép chúng vào một thư mục trên máy tính cần sử dụng. Tiếp đến, trong hộp thoại Links, nhấn Change Source để thay đổi đường dẫn cho mỗi tập tin nguồn.

Ngoài ra, bạn cũng có thể sử dụng tiện ích Word Hyperlink Checker () để tìm và xóa hẳn những liên kết không còn tồn tại.

Excel có khả năng tự động điền dãy dữ liệu

Microsoft Excel 2003

Nhập liệu nhanh: Tại sao phải lãng phí thời gian để nhập một loạt dữ liệu cùng tính chất vào Excel trong khi bạn có thể tự động hóa công việc này? Excel có thể tự động tạo ra giá trị số và văn bản theo thứ tự, và thậm chí bạn có thể cấu hình để xác định khoảng cách giữa 2 giá trị liền nhau. Ví dụ, nhập giá trị 5, 10 vào 2 ô liên tiếp, rồi thực hiện kéo thả 2 ô này xuống hoặc qua trái, bạn sẽ thấy các giá trị 15, 20, 25... lần lượt xuất hiện. Nếu bạn muốn Excel sao chép dãy giá trị này, ấn <Ctrl> khi thực hiện kéo thả.

Tự động tổng kết: Một trong những tính năng hấp dẫn nhất của Excel 2003 là liệt kê dữ liệu, xử lý tập hợp các cột và hàng trong một bảng dữ liệu. Tính năng này có khả năng tự động tổng kết giá trị của các cột cũng như cho phép người dùng thay đổi phương thức tổng kết một cột. Ví dụ, nếu bạn có một bảng dữ liệu với cột là số hiệu khách hàng (ID) và mỗi dòng là chi tiết đơn đặt hàng của họ; bạn có thể tạo một danh sách dữ liệu bằng cách tập hợp vài cột vào bảng tính, chọn các ô tiêu đề, sau đó chọn Data.List.Create List. Đánh dấu mục My list has header box và nhấn OK. Một danh sách dữ liệu mới sẽ xuất hiện, sau đó bạn cần hoàn tất việc nhập giá trị cho các dòng. Bây giờ, nếu bạn muốn bổ sung một dòng tổng kết ở cuối bảng, hãy chọn Data.List.Total Row. Nếu bạn muốn thay đổi mặc định tính tổng (Sum), nhấn chuột vào mũi tên thả xuống ở mỗi ô, sau đó chọn cách tính khác như trung bình (Average), giá trị lớn nhất (Max), giá trị nhỏ nhất (Min)...

Mở rộng tầm vực: Excel cho phép bạn xác định tầm vực theo tên để các công thức dễ hiểu hơn. Ví dụ, bạn có thể thay thế công thức =SUM(C2:C25) bằng =SUM(Bonus). Mặc dù tầm vực theo tên trong Excel thường là dạng tĩnh, ví dụ như C2:C25, nhưng bạn hoàn toàn có thể tạo ra một tầm vực dạng động được tự động mở rộng khi bạn bổ sung dữ liệu mới (số phần tử sẽ tự động được cập nhật).

Để đổi tên một tầm vực và biến thành dạng động, hãy đặt tên mới cho sheet đang làm việc (trong ví dụ này lấy tên là Bonus) và đánh dấu ô dữ liệu đầu tiên không phải đầu đề cột (ví dụ $C$2). Nhấn Insert.Name.Define; nhập vào tên sheet vừa tạo vào mục Name in the workbook. Trong mục Refer to, gõ vào =OFFSET(Bonus!$C$2,0,0,COUNTA(Bonus!$C$C)) rồi sau đó ấn <Enter> (lưu ý là không kèm khoảng trắng). Công thức này sẽ xác định tầm vực mới, bắt đầu từ ô C2 và kết thúc ngay khi gặp ô có giá trị rỗng.

Đặt tên ngày: Nếu ai đó gửi cho bạn một bảng tính với thông tin ngày tháng ở định dạng mm/dd /yyyy (ví dụ 10/23/2006), bạn có thể dễ dàng đổi sang cách hiển thị với tên ngày trong tuần đi kèm ngày tháng. Rất đơn giản, nhấn phải chuột lên giá trị ngày tháng cần bổ sung và chọn Format Cells, chọn Date trong mục Category ở bên trái, sau đó chọn tiếp Wednesday, March 14, 2001 trong danh sách Type ở bên phải, và cuối cùng nhấn OK. Để tạo một ngày tháng với cách hiển thị tùy ý, chọn Custom trong mục Category và chọn định dạng cần thiết trong danh sách Type. Ví dụ, chọn d-mmm-yy sẽ chuyển giá trị "10/23/2006" thành "23-Oct-06". Để hiểu rõ ý nghĩa của từng mã hiển thị ngày tháng, bạn có thể tham khảo website .

Tìm giá trị gốc: Bạn thay đổi giá trị của ô kết quả và muốn tìm ra giá trị mới cho một ô có ảnh hưởng đến kết quả đó, hãy sử dụng tính năng Goal Seek. Mở bảng tính có liên quan, chọn ô cần thay đổi, và chọn Tools.Goal Seek. Nhập giá trị cuối cùng vào mục "To Value" và vị trí ô cần thay đổi vào mục "By changing cell" và ấn <Enter>. Nếu tồn tại giải pháp, Goal Seek sẽ hiển thị kết quả và bạn nhấn OK để chấp nhận hoặc Cancel để từ chối. Nếu chấp nhận, giá trị ngay lập tức sẽ được cập nhật.

Hiển thị Excel như PowerPoint: Bạn không cần phải lệ thuộc vào PowerPoint để trình chiếu các bảng tính của mình. Tính năng View của Excel có khả năng hiển thị rất hiệu quả. Nếu bạn muốn phóng lên một bảng tính với 5 cột, hãy chọn View.Zoom, trong hộp thoại vừa xuất hiện chọn tiếp Fit selection. Để lưu lại cách hiển thị này, chọn View.Custom View, nhấn nút Add, nhập vào tên và ấn <Enter>. Để sử dụng lại, chọn View.Custom View, chọn tên cách hiển thị từ danh sách và nhấn Show.

Chia sẻ PivotTable: Tính năng PivotTable của Excel thường được doanh nghiệp sử dụng để tổng hợp các dữ liệu quan trọng, vì thế cần thận trọng trong việc chia sẻ. Một giải pháp đơn giản là tách rời phần PivotTable với lớp dữ liệu bên dưới. Để thực hiện điều này, nhấn phải chuột lên sheet chứa PivotTable cần chia sẻ, chọn Move or Copy. Trong trình đơn thả xuống To book, chọn (new book) và nhấn OK. Excel sẽ chuyển sheet này sang một vùng làm việc (workbook) mới. Sau đó, bạn hãy lưu lại workbook này với một tên tập tin khác.

Tạo một biểu đồ tùy ý trong PowerPoint

Microsoft PowerPoint 2003

Giảm kích thước tập tin: Người dùng dễ dàng nhận thấy các tập tin PowerPoint thường có kích thước lớn và phình ra nhanh. Để giảm kích thước tập tin, chọn Tools.Options, nhấn vào thẻ Save và bỏ tùy chọn Allow fast saves. Một cách làm khác là sử dụng các tùy chọn từ trình đơn Insert thay vì thực hiện kéo thả hình ảnh, âm thanh và các tập tin khác từ Windows Explorer vào slide trong PowerPoint.

Tạo slide từ Word: Trước khi tạo một tập tin trình diễn trong PowerPoint, hãy xây dựng "sườn bài" từ Word. Chỉ nên dùng vài kiểu định dạng cho văn bản và chuyển tập tin này sang PowerPoint bằng cách chọn File.Send to.Microsoft Office PowerPoint. Bất kỳ đoạn văn bản Word nào được đánh dấu Heading 1 sẽ trở thành tiêu đề của slide trong PowerPoint, văn bản dạng Heading 2 trở thành bullet chính, Heading 3 trở thành bullet cấp 2... (Bạn có thể thiết lập kiểu định dạng văn bản trong Word bằng cách nhấn Format.Styles and Formating hay chọn từ trình đơn thả xuống Style trên thanh công cụ). Ngoài ra, khi chuyển nội dung từ Word sang PowerPoint, bạn có thể cần phải sử dụng thao tác Edit.Copy và Edit.Paste Special cho các đối tượng như bảng biểu, biểu đồ, hình vẽ...

Nhìn mọi thứ cùng lúc: Công cụ Select Multiple Objects của PowerPoint sẽ là "vô giá” khi bạn cần chọn các đối tượng bị giấu đi bởi những đối tượng khác trong một slide. Để bổ sung công cụ này, chọn Tools.Customize.Commands, chọn Drawing trong mục Categories, kéo Multiple Objects lên thanh công cụ và sau đó là nhấn Close.

Chọn biểu tượng Select Multiple Objects vừa bổ sung, một cửa sổ sẽ xuất hiện để liệt kê tất cả đối tượng có trong slide đó và bạn chỉ cần đánh dấu vào hộp thoại cạnh đối tượng cần chọn, sau cùng là nhấn OK.

Sau khi chèn các đối tượng vào một bài trình diễn, hãy nhấn đúp chuột vào đối tượng và nhập vào văn bản mô tả trong thẻ Web. Thông tin này sẽ xuất hiện khi bạn sử dụng công cụ Select Multiple Objects – thuận tiện để nhận diện đối tượng.

Thiết lập biểu đồ theo ý riêng: PowerPoint đi kèm nhiều loại biểu đồ (chart) nhưng bạn cũng có thể tự tạo nhiều loại biểu đồ có khả năng sử dụng lại nhiều lần. Nhấn đúp chuột vào một biểu đồ trong bài trình diễn, chọn Chart.Chart Type.Custom Type. Nhấn chuột vào tùy chọn User defined và kế đến là nút Add. Nhập vào tên và phần mô tả, nhấn OK để bổ sung biểu đồ này vào danh sách.

Dù vậy, các biểu đồ do người dùng tạo sẽ không giữ lại những thay đổi trên bảng màu chuẩn của PowerPoint, cũng như không "di cư” theo các bài trình diễn hay mẫu định sẵn (template). Nếu bạn muốn chia sẻ các biểu đồ do mình tạo với bạn bè, hãy tìm tập tin GRUSRGAL.GRA (thường là ở thư mục C:\Documents and Settings\userprofile\Application Data\Microsoft\Graph), gửi tập tin này cho họ và yêu cầu họ thay thế tập tin này.

Thay đổi hiệu ứng: PowerPoint có cung cấp hiệu ứng động tên gọi Grow/Shrink nhưng lại không hỗ trợ tính năng làm trễ (delay). Vì thế nếu muốn phóng to một ảnh, làm xuất hiện vài đoạn văn bản trên đó, rồi lại thu nhỏ chính ảnh này, tính năng Shrink sẽ không thể đáp ứng yêu cầu của bạn.

Cách khắc phục là tạo ra hiệu ứng cho mỗi giai đoạn. Nhấn phải chuột vào ảnh trên slide và chọn Custom Animation, nhấn vào nút Add Effect ở khung cửa sổ bên phải, chọn Emphasis.Grow/Shrink, hãy để nguyên giá trị mặc định 150% ở trình đơn thả xuống Size. Tiếp đến, bổ sung hiệu ứng cho văn bản. Cuối cùng, chọn lại ảnh này, nhấn Emphasis.Grow/Shrink, nhập vào giá trị 66.7 vào mục Size, và sau đó ấn <Enter>. Lưu ý, để xác định giá trị cần thu nhỏ cho một đối tượng, sử dụng công thức (%gốc/%tăng)x100. Trong ví dụ ở trên, (100/150)x100=66.7%.

Microsoft Outlook 2003

Xem nhanh tiêu đề thư: Trong nhiều trường hợp, bạn muốn xem qua tiêu đề của tất cả thư nhận được để xác định đâu là thư rác và đâu là thư đúng mục đích. Để yêu cầu Outlook cung cấp cho bạn một màn hình lớn hiển thị tất cả thư nhận được và chính bạn sẽ quyết định nên tải thư nào về, chọn Tools.Options.Mail Setup.Send/Receive, chọn All Accounts, và nhấn vào nút Edit. Tiếp đến, chọn Download complete item including attachments, và đánh dấu vào mục Download only headers for items larger than. Sau đó, đặt một giá trị cho dung lượng thư (mặc định là 50KB), và nhấn OK.Close.OK. Từ đây, khi nhận được một thư có dung lượng lớn hơn giá trị mà bạn đã đặt, Outlook sẽ chỉ tải về tiêu đề của thư này.

Kiểm soát việc xác nhận đã đọc thư: Outlook cho phép bạn giới hạn tính năng yêu cầu gửi trả xác nhận đã đọc thư đối với những địa chỉ được chỉ định. Để tạo danh sách này, chọn Tools.Rules and Alerts, nhấn vào nút New Rule. Chọn Start from a blank rule, chọn Check messages after sending, và nhấn Next. Tiếp đến, đánh dấu vào mục sent to people or distributed list trong danh sách. Ở khung cửa sổ phía dưới, nhấn chuột vào liên kết people or distributed list vừa xuất hiện. Lúc này, bạn chỉ cần chọn những địa chỉ mà bạn muốn nhận được email kèm theo yêu cầu gửi xác nhận đã đọc. Khi đã chọn xong, nhấn Next hai lần. Nhập vào tên cho luật (rule) vừa tạo vào mục Step 1 và hoàn tất công việc bằng cách nhấn Finish.OK.

Hồng Vy
PC World Mỹ 9/2006

(theo PC World VN)