(Post 30/12/2008) Nhiều người vừa chat, vừa viết blog mà vẫn hoàn thành công việc bởi họ đã áp dụng một số nguyên tắc cơ bản để không bị ngập lụt trong hàng trăm e-mail mới, ổ cứng đầy hay khổ sở vì quên copy dữ liệu trong PC ở nhà đến công ty.

Truy cập PC từ xa. Ảnh: ID.com

Với phần mềm miễn phí như LogMeIn hay TightVNC, mọi người có thể ngồi ở cơ quan và đăng nhập máy tính tại nhà (hoặc ngược lại nếu mạng công ty không cài firewall) để đọc/gửi e-mail hay mở bất cứ file gì họ muốn. Ngay cả iPhone cũng có ứng dụng hỗ trợ tương tự như Mocha VNC hay Teleport.

Tận dụng phím tắt. Ảnh chụp màn hình

Người sử dụng sẽ làm việc nhanh và hiệu quả hơn khi thuộc các tổ hợp phím như Ctrl-C (sao chép đoạn thông tin), Ctrl-V (dán dữ liệu), Ctrl-S (lưu dữ liệu), Ctrl-T (mở tab mới trong Firefox, IE)... Họ còn có thể khởi động ứng dụng, phóng to thu nhỏ kích thước ảnh/font chữ, di chuyển file... mà không dùng tới con chuột. Tham khảo hệ thống phím tắt trên Wikipedia.

Dọn dẹp hòm thư mỗi ngày. Ảnh chụp màn hình

Hàng ngày, bạn cũng nên dành vài phút để xóa đi e-mail không cần thiết, như thư nhắc báo của Yahoo 360, Flickr, Facebook... và sắp xếp các thông điệp vào thư mục (folder) riêng để nhanh chóng tìm lại khi cần.

Đăng ký dịch vụ nhắc báo. Ảnh chụp màn hình

Công việc bận rộn khiến mọi người đôi khi quên mất điều cần làm. Khi đó, họ nên sử dụng các công cụ nhắc báo có sẵn trong điện thoại, giấy dán màn hình, file trên desktop hay những website quản lý tác vụ online như Remember the Milk...

Ghi nhớ bằng camera trên điện thoại. Ảnh: MobileCrunch

Đa số điện thoại hiện nay hỗ trợ tính năng chụp ảnh. Do vậy, khi muốn ghi nhớ một thông tin nào đó, chẳng hạn số liệu trên tấm vé, danh thiếp, vỏ chai, bảng hiệu... người sử dụng chỉ cần chụp lại bằng điện thoại thay vì mất thời gian chép ra giấy. Hiện trên web đã có nhiều dịch vụ chuyển ảnh số thành file PDF như ScanR.

Mã hóa file mật. Ảnh: Start64

Ai cũng có một vài folder chứa thông tin cá nhân như ảnh con cái, người yêu, đối thủ cạnh tranh, đồng nghiệp... và không muốn người khác vô tình xem được. Các phần mềm mã hóa như TrueCrypt sẽ giúp họ cài mật khẩu cho file để không sợ lộ dữ liệu quan trọng nếu thiết bị đó bị thất lạc.

Tra cứu hiệu quả. Ảnh: iWeb

Nhằm tránh tình trạng các công cụ tìm hiếm hiển thị cả trăm nghìn kết quả hỗn tạp, người dùng nên đặt từ khóa trong dấu ngoặc kép và bổ sung dấu giữa các từ. Hoặc khi tra cứu trong e-mail, nên thêm from:, to:, subject:, ví dụ from:"Bill Gates" subject:"dinner date".

Sao lưu ổ cứng. Ảnh chụp màn hình

Người sử dụng đôi khi gặp "thảm họa" mất mát tài liệu khi ổ cứng hỏng, bị mất cắp... Bạn nên ghi lại những file quan trọng ra đĩa DVD hoặc lưu trữ trực tuyến qua các dịch vụ miễn phí, trong đó FileSarv cho phép upload file có kích thước lên tới 10 GB (cao nhất trên Internet hiện nay) hoặc FileDropper hỗ trợ đăng file dung lượng 5 GB...

Lê Nguyên
(theo VnExpress)