(Post 29/04/2009) Khi bạn chỉ có thể đọc một cách lờ mờ những đoạn ghi chú trên một mẩu giấy đã bị vết đổ cà phê làm hoen ố hay không thể lật lại trang lịch treo tường bị đứt đoạn từ giữa năm 2007, thì đã đến lúc bạn nên tổ chức lại cuộc sống của mình bằng những công cụ kỹ thuật số.

Remember the Milk, một công cụ quản lý công tác nhiều tính năng

Ngày nay, nơi tốt nhất để tìm ra phần mềm sắp xếp thông tin cá nhân không nhất thiết phải là máy tính cá nhân, mà chính là từ các dịch vụ web (hay nói chính xác là từ Internet). Dù vậy, người dùng vẫn ưu tiên chọn những tên tuổi lớn như Microsoft chẳng hạn với các ứng dụng nghiệp vụ, tuy nhiên với nhu cầu thư điện tử hay lịch làm việc trực tuyến thì Gmail và Google Calendar cũng có thể là lựa chọn cơ bản.

Thực tế cho thấy, hàng loạt công cụ và dịch vụ trực tuyến mới đang nở rộ trên Internet sẽ giúp bạn dễ dàng sắp xếp và tổ chức cuộc sống của mình bằng cách sử dụng bất kỳ phương tiện nào miễn sao trên đó có một trình duyệt web hay một tiện ích gửi, nhận email, đó có thể là một máy PC, máy Mac hay điện thoại di động.

THEO DÕI CÔNG VIÊC

Bạn có trách nhiệm phải gửi báo cáo lịch công tác hàng tuần vào 10 giờ sáng thứ năm. Tuy nhiên, có quá nhiều thứ để bạn cần phải nhớ, đặc biệt từ các ngày sau thứ tư. Thậm chí, nhiều kế hoạch làm việc của bạn bị xé vụn trong nhiều ngày.

Hãy đưa mọi công việc mà bạn cần phải làm lên Remember the Milk (rememberthemilk.com), một công cụ quản lý công tác nhiều tính năng có nhiệm vụ phân loại và xếp mức ưu tiên các công việc của bạn. Remember the Milk (RTM) còn có thể thành lập được các danh sách "honey do" để dễ quản lý: người thân, thư ký, thủ trưởng, hoặc thành viên cộng tác đang dùng RTM có thể gửi các yêu cầu công tác trực tiếp cho hộp thư RTM của bạn, do đó bạn có thể sáp nhập họ vào kế hoạch chính của mình ngay tức khắc. Nếu nâng cấp lên tài khoản Pro với lệ phí 25USD/ năm, bạn sẽ được truy cập vào tính năng đồng bộ của Windows Mobile và một giao diện iPhone thân thiện.

LƯU GIỮ CÁC GHI NHỚ

Nếu được, bạn nên làm việc cộng tác trong các dự án với các đồng sự và quản lý các ghi nhớ và nghiên cứu của mình với dịch vụ Backpack (backpackit.com). Bất kể bạn đang lên kế hoạch cho kỳ nghỉ sắp tới hay chỉ đơn giản là tìm một chốn riêng tư để tự do ấp ủ những ý tưởng mới, bạn có thể tạo một trang nội dung có thể chỉnh sửa tại Backpack và đưa vào đó những ghi nhớ, danh sách, các khoản mục tin tức và chú thích.

Mỗi trang Backpack đều có một địa chỉ email riêng, do đó khi một sáng kiến nào đó bỗng lóe lên trong đầu bạn, chẳng hạn như khi đang đứng trước một cửa hàng tạp hóa, bạn chỉ cần gửi một email từ ĐTDĐ để bổ sung thông tin cần thiết vào trang Backpack của mình. Ngoài phiên bản miễn phí với một vài tính năng bị hạn chế, Backpack cung cấp dịch vụ có thu phí (từ 12USD/tháng): cung cấp tính năng lưu trữ trực tuyến, lịch làm việc nhóm và các bảng thông báo.

TRỢ LÝ ẢO

Hãy thức dậy và bắt đầu một ngày làm việc bận rộn với cô thư ký "ảo" Sandy (iwantsandy. com), người liên lạc với bạn chủ yếu qua email và tin nhắn văn bản. Sau đây là cách hoạt động của Sandy: Bạn đăng ký một tài khoản miễn phí và Sandy sẽ cung cấp cho bạn một địa chỉ cá nhân để bạn gửi lại các tin nhắn. Sau đó, bạn sẽ gửi cho Sandy một email có dạng đại khái như "Reminder: Lunch with Ted on Friday at 1 p.m" (Nhắc nhở: Ăn trưa với Ted vào 1 giờ chiều ngày thứ sáu). Ngay lập tức, Sandy sẽ ghi nhắc nhở này vào lịch làm việc của ngày thứ sáu và tự động gửi cho bạn một nhắc nhở đúng vào trưa hôm đó. Sandy còn có thể lưu trữ, tạo ghi chú (nhãn) và tìm lại vài thông tin quan trọng, chẳng hạn số chuyến bay hay thông tin chỉ đường, thông qua lệnh email.

QUẢN LÝ NGÂN SÁCH

Để quản lý các khoản thu chi, bạn có thể chọn phần mềm SSP - Quản Gia (tải về miễn phí từ trang chủ www.ssp.com.vn). Các chức năng chính của phần mềm SSP-Quản gia là Quản lý thu chi, lập kế hoạch thu chi; Quản lý tài sản gia đình; Lên kế hoạch dài hạn như đầu tư, tiết kiệm, cho vay, vay nợ, về hưu, và cập nhật thu chi dựa trên việc thực hiện những khoản mục này; Lập các báo cáo thống kê tổng hợp liên quan đến hoạt động thu chi, tài sản.

Ngoài ra, nếu thích sử dụng công cụ trực tuyến, bạn có thể sử dụng Wesabe (wesabe. com). Bạn cần đăng ký một tài khoản Wesabe miễn phí, sau đó tải lên thủ công những thông tin về tài khoản ngân hàng của bạn. Bạn cũng có thể sử dụng tiện ích tải lên trên máy tính để bàn hay tiện ích bổ sung cho Firefox để tự động nhập vào các giao dịch tài khoản vào Wesabe. Hãy an tâm, Wesabe không lưu mật khẩu tài khoản ngân hàng của bạn và đảm bảo an toàn cũng như bảo mật cho các giao dịch dữ liệu.

Từ nay, bạn cũng có thể bỏ qua khâu cân đối thủ công sổ séc, Wesabe sẽ sắp xếp tất cả giao dịch tài khoản của bạn vào một chỗ duy nhất, diễn dịch các khoản chi ngân hàng thành các mô tả giao dịch dễ hiểu, cho phép quan sát trực quan nguồn gốc nơi mà tiền của bạn đang di chuyển.

Ngay trên tài khoản Gmail, GTDInbox bổ sung một bảng GTD Dashboard giúp bạn theo dõi tình trạng của những công việc cần thực hiện

LƯU PHIÊN LÀM VIỆC TRÌNH DUYỆT

Bạn có khoảng hàng chục cửa sổ trình duyệt đang mở và thật khó để có thể lưu lại chúng. Thông thường, bạn có thể lưu chúng vào bookmark trình duyệt, tuy nhiên thao tác này sẽ ghi chồng lên khoản mục của địa chỉ trang web tương ứng chứ không thể lưu chính xác trạng thái hiện tại của trang web đó. Thay vào đó, bạn hãy trao cho Google Notebook (google.com/ notebook) một thử thách.

Là một trong những sản phẩm ít được biết đến của Google, Notebook là công cụ không thể thiếu cho những người nghiên cứu web. Bạn hãy cất giữ các trang web cần tham khảo lại sau này vào trong Google Notebook của mình, sau đó tự tạo các ghi chú và bình luận riêng. Bạn có thể bổ sung nhiều trang web vào cùng một Notebook, cũng như sắp xếp các Notebook sao cho dễ tìm kiếm nhất. Hơn thế, bạn còn có thể chia sẻ với mọi người các Notebook của mình bằng cách gửi email thông báo hay gửi đường link trực tiếp.

CẢI TIẾN GMAIL

Người dùng Gmail thường than phiền vì dịch vụ này thiếu tính năng lịch làm việc. Lúc này, bạn có thể sử dụng tiện ích bổ sung GTDInbox (gtdinbox.com) dành cho trình duyệt Firefox. Một khi GTDInbox đã được cài đặt, bạn bổ sung một ngôi sao vào bất kỳ tin nhắn nào để biến nó thành một "hành động tiếp theo"; liệt kê và bổ sung các tác vụ bên trong GMail; kiểm tra lại các tác vụ dựa trên các thông tin, chẳng hạn chúng đã thực hiện được bao lâu (ít hơn 1 tuần, hơn 1 tuần...).

Xuân Toại - PC World Mỹ
(theo PC World VN)