(Post 21/07/2009) Chắc chắn bạn có thể sử dụng một chiếc bút nhớ hay email để "vận chuyển" các tập tin dữ liệu từ văn phòng về nhà, và ngược lại. Tuy nhiên, đôi khi sẽ xảy ra trường hợp bạn vô tình bỏ quên một tập tin cần thiết. Đừng lo, những dịch vụ mới trên nền web có khả năng tự động làm cho dữ liệu của bạn được truy xuất và cập nhật trên nhiều máy tính bất kỳ lúc nào.

Hình ảnh những nhân viên đơn độc suốt ngày cặm cụi bên chiếc máy tính cá nhân đang dần lùi vào quá khứ. Bất kể là đang "lên mạng" từ máy tính để bàn ở nhà, làm việc cộng tác qua chiếc MTXT hay thậm chí đang hội đàm bằng ĐTDĐ thì người dùng hiện nay đều có thể sử dụng nhiều loại thiết bị từ những địa điểm khác nhau để truy xuất và chia sẻ mọi dữ liệu mà họ cần vào bất cứ lúc nào.

Tuy nhiên, bạn cần biết rằng, để có được phiên bản mới nhất của các tập tin ngay khi cần sử dụng là điều không mấy dễ dàng. Rất may, hàng loạt dịch vụ và phần mềm trực tuyến mới đã và đang xuất hiện, cho phép người dùng truyền nhận tập tin giữa những máy tính khác nhau, rồi sau đó chia sẻ chúng với bạn bè, đồng nghiệp thông qua Internet. Vài dịch vụ còn cung cấp tính năng truy cập từ xa, vì thế bạn có thể vận hành một máy tính để bàn từ một máy tính cá nhân khác.

Tạp chí PC World Mỹ tiến hành thử nghiệm 5 dịch vụ là Dropbox, Live Mesh của Microsoft, BeInSync Professional của Phoenix Technologies, SugarSync của Sharpcast và Syncplicity. Cả 5 dịch vụ đều cho phép bạn giữ cho các tài liệu của mình luôn được đồng bộ với những máy tính khác và lưu trữ trực tuyến bản sao của những tài liệu này. Tất cả các dịch vụ cũng cho phép bạn dễ dàng chia sẻ tập tin với người dùng khác, riêng Dropbox và Syncplicity còn hỗ trợ lưu trữ nhiều phiên bản của một tập tin vì thế bạn có thể khôi phục lại những bản thảo trước đó.

Cả 5 dịch vụ đều cung cấp những tính năng tương tự nhưng lại khác nhau trong cách "thực thi" từng tính năng cụ thể. Ví dụ, mỗi dịch vụ đều có chức năng nhắc nhở người dùng - dù chỉ là thông qua một thanh công cụ trên khay tác vụ - khi việc cập nhật hay chép lên mạng các tập tin đã hoàn tất. Thậm chí, BeInSync và Live Mesh còn cho phép bạn tìm kiếm các thông tin mở rộng mà dịch vụ này cung cấp trong một cửa sổ hay trên một trang web, trong khi đó Dropbox và Syncplicity thể hiện sự hữu ích ở một tính năng hết sức đơn giản là đặt chồng hình (chẳng hạn như một biểu tượng lựa chọn màu xanh) lên biểu tượng của các tập tin đã được cập nhật trong những thư mục đồng bộ.

Hầu hết những ứng dụng/dịch vụ đều đi kèm một trình quản lý tập tin chạy trên nền trình duyệt, vì thế bạn có thể làm việc với bản sao trực tuyến của các tập tin từ bất kỳ máy tính nào miễn là có kết nối Internet. Tuy nhiên, những nỗ lực như thế này lại mang đến sự thất vọng bởi có quá ít công cụ xử lý tập tin cũng như các hộp thoại lựa chọn dạng đánh dấu còn khá vụng về.

Trong các thử nghiệm, hiệu năng của mỗi dịch vụ khác nhau. SugarSync và Live Mesh chứng tỏ là những tay đua tốc độ trong các thử nghiệm chép tập tin lên mạng, theo sau là Syncplicity và Dropbox. Tuy nhiên, sự ì ạch chỉ thực sự nhận thấy ở lần đầu tiên khi bạn đồng bộ hay chép lên mạng một lượng lớn dữ liệu. Sau này, các lần cập nhật sẽ được thực hiện khá nhanh.

Mỗi dịch vụ đều có những cách thức khác nhau để giải quyết sự cố "xung đột" tập tin - ví dụ, khi 2 người cùng chỉnh sửa từ xa một tập tin, từ đó tạo ra 2 phiên bản khác nhau. Hầu hết các dịch vụ đều lưu bản sao tại tất cả địa điểm (máy tính) đồng bộ nhưng có thực hiện thêm tác vụ đổi tên của tập tin, thường là bổ sung thông tin về phiên bản (chẳng hạn như tên tác giả hay ngày khởi tạo, chỉnh sửa).

Dropbox và Live Mesh hiện đang trong giai đoạn thử nghiệm, trong khi đó các dịch vụ còn lại thu phí sử dụng tùy vào dung lượng lưu trữ mà người dùng lựa chọn.

Syncplicity

Đơn giản đúng như tên gọi, Syncplicity đòi hỏi rất ít sự "duy trì" hay thậm chí bất kỳ sự tương tác nào một khi bạn đã yêu cầu ứng dụng làm những gì mong muốn. Công cụ cài đặt nhắc nhở bạn đồng bộ những thư mục thường dùng (chẳng hạn như My Documents, Pictures, Desktop...), tuy nhiên bạn vẫn có thể chỉ định bất kỳ tập tin nào cần thiết. Sau đó, toàn bộ dữ liệu vừa lựa chọn sẽ được chép lên máy chủ của Syncplicity.

Khi bạn cài đặt Syncplicity trên một máy tính thứ 2 hay bổ sung các thư mục mới lên máy chủ, ứng dụng sẽ tự động đồng bộ (tải về) các tập tin đang có trên máy chủ về máy tính thứ 2 này. Bạn cũng có thể chỉ định vị trí (thư mục) để Syncplicity chép thư mục dữ liệu mới vào máy tính. Nếu tại vị trí chỉ định đã tồn tại một thư mục trùng tên với thư mục mới, Syncplicity sẽ hỏi bạn xem có muốn "trộn" hai thư mục này lại với nhau không. Nếu không muốn, bạn có thể nhập vào một đường dẫn khác. Đáng tiếc, việc gửi thư mời chia sẻ dữ liệu cho nhiều người có thể tốn nhiều thời gian: với mỗi người nhận, bạn phải nhấn vào nhãn "Add Someone", sau đó nhập email; bạn không thể nhập cùng lúc nhiều email.

Giống Dropbox và SugarSync, Syncplicity thiếu tính năng truy xuất từ xa, tuy nhiên nếu biết khai thác các công cụ mạng tích hợp của Windows và tiện ích Remote Desktop thì bạn sẽ nhận thấy đây không phải là một thiếu sót nghiêm trọng.

Tương tự Dropbox, Syncplicity cho phép thao tác trên nhiều phiên bản khác nhau của các tập tin khi chúng được đồng bộ, bổ sung hay xóa bỏ. Bạn có thể truy xuất phiên bản cũ hơn của một tập tin bằng cách nhấn phải chuột lên tập tin đó và duyệt qua danh sách các phiên bản mà Syncplicity đã theo dõi kể từ lần chép lên mạng đầu tiên. Danh sách này bao gồm các nút nhấn để người dùng tải phiên bản tập tin về máy tính hay khôi phục phiên bản đó.

Syncplicity cũng đóng vai trò là một dịch vụ sao lưu, tuy nhiên giao diện không cung cấp nút nhấn riêng cho chức năng sao lưu. Bản sao lưu trực tuyến của các thư mục được đồng bộ chính là dữ liệu sao lưu. Syncplicity lưu trên máy chủ không chỉ bản sao của các phiên bản cũ mà cả bản sao của các phiên bản đã xóa. Tuy nhiên, dịch vụ miễn phí của Syncplicity sẽ xóa những phiên bản tài liệu cũ sau thời hạn duy trì 30 ngày.

Ngoài ra, Syncplicity cung cấp khả năng tích hợp với Facebook và Google Docs, đồng thời công bố sự cộng tác với Picnik, Scribd và Zoho, vì thế bạn có thể đồng bộ hình ảnh với Facebook và tài liệu với Google Docs.

Tài khoản của Syncplicity hỗ trợ 10.000 tập tin, 2GB dung lượng lưu trữ và cho phép sử dụng trên 2 máy tính với sự hạn chế về số lượng phiên bản tập tin và thời gian lưu trữ. Gói tài khoản cơ bản (10USD/tháng) hỗ trợ 40GB dung lượng lưu trữ và xóa bỏ mọi hạn chế (số lượng tập tin, phiên bản, thời hạn...), đặc biệt người dùng có thể mở rộng mỗi khối 50GB dung lượng lưu trữ với phí bổ sung 10USD/tháng.

Bạn muốn làm gì nào? Giao diện trực quan của BeInSync tập trung vào 4 tính năng chủ lực

BeInSync

Dịch vụ cung cấp 4 tính năng riêng biệt là đồng bộ, chia sẻ, truy xuất từ xa và sao lưu. Không có gì phải phàn nàn về những tác vụ này bởi vì mỗi tác vụ xuất hiện như một nút nhấn lớn rõ ràng trong giao diện. Nếu chọn nút nhấn nhỏ hơn "Launch BeInSync", bạn sẽ nhận được một giao diện phức tạp hơn nhưng cũng có 4 nút nhấn tương tự ở phía trên.

BeInSync kiểm soát vấn đề đồng bộ các tập tin và thư mục khác chút ít so với các ứng dụng/dịch vụ khác khi tính năng đồng bộ thực sự không lưu các tập tin lên máy chủ, thay vào đó BeInSync chỉ đơn giản là đồng bộ các tập tin giữa 2 máy tính (đang online).

BeInSync cũng là ứng dụng duy nhất không kiểm soát đồng thời các bản sao của một tập tin khi xảy ra hiện tượng xung đột phiên bản. Một biểu tượng trong Explorer và trong ứng dụng BeInSync sẽ cảnh báo bạn khi gặp hiện tượng này. Trừ khi đang sử dụng tính năng truy xuất từ xa của BeInSync, bạn sẽ không thể so sánh các phiên bản mà không phải chuyển sang những máy tính khác.

Cạnh đó, BeInSync cung cấp những tính năng chia sẻ tập tin tốt nhất. Không giống những đối thủ khác ở việc yêu cầu người dùng nhập địa chỉ email của những người muốn chia sẻ các tập tin, BeInSync cho phép bạn đồng bộ và sử dụng tất cả danh bạ liên lạc của Outlook, Outlook Express và Microsoft Live Messenger. SugarSync có một tính năng tương tự, nhưng chỉ cho phép bạn chia sẻ hình ảnh. Hơn thế, trong BeInSync, bạn có thể cho người dùng truy xuất với quyền chỉ đọc (Viewer), toàn quyền (Participant) hay toàn quyền truy xuất cộng thêm quyền quản trị (Administrator). Live Mesh cũng cung cấp những tùy chọn tương tự.

Một trong những tính năng hấp dẫn nhất của BeInSync được gọi là Access. Chỉ đơn giản là kích hoạt tính năng này và chạy phiên bản cài đặt của BeInSync, bạn có thể biến mọi ổ đĩa, thư mục và tập tin trên toàn bộ máy tính của mình trở nên "hữu hình" thông qua một trình duyệt web cho bất kỳ người dùng nào có được tài khoản và mật khẩu BeInSync của bạn (và dĩ nhiên, họ cũng phải đang chạy ứng dụng BeInSync). Bạn không thể hạn chế sự kiểm soát này bằng cách sử dụng tính năng Share vì tính năng chia sẻ dữ liệu chỉ hoạt động khi tính năng Access được kích hoạt. Phí dịch vụ của BeInSync ngang ngửa với SugarSync. Người dùng cá nhân phải trả 100USD/năm để có được 50GB dung lượng lưu trữ trực tuyến, ít hơn chút ít so với 60GB của SugarSync. Với nhiều tính năng và thiết kế dễ sử dụng, BeInSync dường như xứng đáng với mức giá cao hơn so với các dịch vụ khác. Tuy nhiên, vài người dùng sẽ cảm thấy do dự khi BeInSync không có khả năng sao lưu trực tuyến trên máy chủ, kèm theo tình trạng "xung đột" các phiên bản.

SugarSync

SugarSync

Thậm chí bạn chỉ có một máy tính nhưng vẫn muốn giữ bản sao đã được đồng bộ cho các tập tin lưu trữ trực tuyến của mình thì SugarSync là công cụ dễ dùng và rất hữu ích. Nếu bạn cần làm việc tạm thời trên một máy tính khác, bạn có thể truy xuất các tập tin được lưu trữ (tải về, cập nhật hay tải lên) từ bất kỳ trình duyệt web nào mà không cần phải cài đặt phần mềm của dịch vụ lên máy tính. SugarSync sẽ cập nhật các tập tin tương ứng trên máy tính ở lần mở máy sau đó.

Để sử dụng nhiều tính năng hơn (như đồng bộ nhiều máy tính), bạn sẽ cần cài đặt tiện ích SugarSync Manager lên mỗi máy tính. Bạn có thể sử dụng tiện ích này để thực hiện lẻ tẻ từng công việc đồng bộ dữ liệu, hay chỉ thực hiện kéo thả các tập tin vào thư mục SugarSync Briefcase để SugarSync tự động bổ sung vào thư mục Documents. SugarSync cũng cho phép truy xuất các tập tin từ thiết bị Windows Mobile và BlackBerry. Đáng tiếc, SugarSync thiếu các tính năng truy xuất từ xa có ở BeInSync và LiveMesh, bù lại dịch vụ này cung cấp tính năng bổ sung gọi là "Lite Sync". Thay vì tạo ra những bản sao đầy đủ cho một thư mục trên nhiều máy tính, Lite Sync chỉ giữ thư mục được đồng bộ trên máy tính "gốc" và máy chủ SugarSync nhưng cho phép truy xuất các thư mục này từ những máy tính khác thông qua tiện ích SugarManager. Tính năng dạng mạng này cho phép bạn truy xuất các tập tin mà không phải "nhân bản" dữ liệu, giúp tiết kiệm không gian lưu trữ.

Tính năng chia sẻ tập tin của SugarSync chỉ áp dụng cho tập tin hình ảnh. Bạn có thể chỉ rõ những ảnh nào cần chia sẻ và thậm chí truy xuất danh bạ liên lạc của AOL, GMail, Hotmail và Yahoo để đơn giản hóa tác vụ gửi thư mời. Sự tập trung vào dữ liệu ảnh của SugarSync cũng dễ nhận thấy qua cách thức mà trình quản lý tập tin trực tuyến của dịch vụ này tự động sắp xếp các tập tin ảnh vào các bộ sưu tập (album), thậm chí cho phép chọn lựa giữa 2 kích thước của biểu tượng hình thu nhỏ để hiển thị chúng khi xem và quản lý ở mức tập tin tối thiểu.

Đối với người dùng muốn lưu các tập tin trên mạng nhưng không muốn đồng bộ chúng với bản gốc, SugarSync cung cấp vài tính năng sao lưu riêng biệt. Các bản sao lưu có thể là nguồn dự phòng duy nhất cho phiên bản cũ của một tập tin bởi vì SugarSync thiếu tính năng quản lý nhiều phiên bản tập tin như ở Dropbox và Syncplicity.

Nhìn chung, SugarSync là công cụ sao lưu và đồng bộ tốt cho người dùng gia đình và nhiếp ảnh gia. Tuy nhiên, hạn chế về tính năng chia sẻ tập tin và truy xuất từ xa sẽ làm cho SugarSync có phần kém hấp dẫn với người dùng doanh nghiệp vốn cần làm việc cộng tác trên nhiều tập tin.

Dropbox

Là tân binh trong lĩnh vực này và hiện đang trong giai đoạn thử nghiệm, Dropbox mang đến vài tính năng thú vị dù khá đơn giản. Giống những dịch vụ đồng bộ dữ liệu khác, Dropbox đòi hỏi bạn phải tải về và cài đặt phần mềm, tuy nhiên Dropbox gần như không có giao diện người dùng. Tất cả những gì mà Dropbox cung cấp là một biểu tượng dạng khay mà khi bạn nhấn vào đó sẽ làm xuất hiện cửa sổ với một lệnh để khởi chạy website và một lệnh khác để mở cửa sổ Windows Explorer với nội dung là thư mục Dropbox được tạo ra trong thư mục Documents của bạn.

Phần lớn tác vụ đồng bộ và chia sẻ tập tin diễn ra thông qua thư mục. Bạn kéo thả các tập tin và thư mục vào đó để Dropbox tự động chép chúng lên máy chủ (giai đoạn thử nghiệm cung cấp 2GB dung lượng lưu trữ miễn phí, trong tương lai Dropbox chỉ hỗ trợ miễn phí 1GB). Bạn cũng có thể chép một tập tin không nằm trong thư mục Dropbox trực tiếp lên máy chủ Dropbox, một bản sao sẽ tự động xuất hiện trong thư mục Dropbox trên máy.

Tuy việc chỉ có một nơi để đặt các tập tin cần đồng bộ có thể xem là thuận tiện, nhưng Dropbox bắt buộc chứ không phải là tùy chọn như thư mục Magic Briefcase của SugarSync; điều này có thể mang lại sự phiền toán và Dropbox hứa sẽ khắc phục trong phiên bản sắp tới.

Mặc dù vậy, phần mềm hết sức đơn giản này cung cấp vài tính năng giá trị, bao gồm khả năng bảo quản các bản sao của các tập tin đã xóa trong một giao diện web (nhấn Show Deleted Files để thấy tùy chọn này) và cung cấp khả năng truy xuất đến các phiên bản quá khứ của những tập tin đã chỉnh sửa.

Trong khi với những ứng dụng/dịch vụ khác, việc chia sẻ chỉ đơn giản là gửi thư mời đến những người dùng cộng tác nhưng Dropbox thì không. Khách mời được yêu cầu cài đặt Dropbox, để từ đó giúp cho các thư mục chia sẻ được sao chép và đồng bộ với thư mục Dropbox. Nếu khách mời của bạn không muốn cài đặt phần mềm, họ vẫn có thể truy xuất các tập tin thông qua trình quản lý tập tin trực tuyến.

Công cụ quản lý tập tin trực tuyến của Dropbox thậm chí còn bị hạn chế hơn các dịch vụ khác. Ví dụ, để xem các hình thu nhỏ, bạn phải kéo các bức ảnh vào thư mục Photos trong thư mục Dropbox.

Phí sử dụng của Dropbox hiện chưa được công bố, nhưng giá dự kiến sẽ khác nhau tùy thuộc vào dung lượng lưu trữ mà người dùng yêu cầu.

Dịch vụ Live Mesh của Microsoft

Live Mesh

Sử dụng dịch vụ Live Mesh của hãng Microsoft cũng giống như học lái một chiếc ôtô. Phiên bản thử nghiệm hiện cung cấp chủ yếu là tính năng truy xuất từ xa đến các máy tính khác, một phương thức để đồng bộ dữ liệu trên các máy tính và cũng là cách để chia sẻ dữ liệu với đồng nghiệp.

Không giống giao diện trực quan của BeInSync, trang chủ của Mesh bắt đầu với một màn hình hiển thị các "thiết bị" hiện có (bao gồm cả trình quản lý tập tin trực tuyến Live Desktop) và nút nhấn lớn có nhãn "+" để bổ sung thiết bị khác. Với một thiết bị mới (hay nói chính xác là máy tính), bạn đăng nhập vào website của Mesh và nhấn vào nút "+" để tải về và cài đặt phần mềm Mesh. Khi đã cài đặt xong mọi thứ trên máy tính, bạn có thể kết nối đến bất kỳ một máy tính nào và thậm chí kiểm soát từ xa hệ thống thông qua Windows Remote Desktop, một tính năng của Windows XP và Vista mà Live Mesh đã cải tiến (cũng có thể phải cài đặt ActiveX trên máy tính mà bạn đang sử dụng để truy xuất những thiết bị khác). Nếu BeInSync chỉ có khả năng truy xuất những tập tin "định cư" trên những máy tính khác thì tính năng điều khiển từ xa của Live Mesh cho phép bạn kiểm soát hoàn toàn máy tính.

Nếu không yêu cầu tính năng truy xuất từ xa, bạn có thể sử dụng Live Desktop để thực hiện các tác vụ đồng bộ và chia sẻ. Bạn có thể dễ dàng đồng bộ bất cứ thư mục nào trên một máy tính bằng cách nhấn phải chuột lên nó và chọn Add folder to Live Mesh. Nếu mở rộng hộp thoại, bạn cũng có thể xác định máy tính nào yêu cầu Mesh sao chép dữ liệu để đồng bộ. Trong hầu hết trường hợp, bạn sẽ muốn có tối thiểu một bản sao trên "vùng trời" Live Desktop Internet để có thể truy xuất chúng ngay cả khi những máy tính khác đang tắt. Nếu bạn muốn dữ liệu được đồng bộ đến những máy tính khác, Mesh sẽ tạo một bản sao cho thư mục trên màn hình nền của những máy tính này (thay vì yêu cầu bạn quyết định chọn nơi lưu trữ như BeInSync và Syncplicity).

Mesh gán một biểu tượng màu xanh vào các thư mục mà dịch vụ/ứng dụng này quản lý, nhưng khác với Dropbox và Syncplicity, Mesh không cung cấp khả năng cảnh báo trực tiếp khi các tập tin đã được cập nhật. Mesh còn cung cấp cho người dùng những thông tin bổ sung thông qua thanh công cụ Mesh đính vào mỗi cửa sổ thư mục Mesh. Thanh công cụ này liệt kê ai đang sử dụng thư mục chia sẻ và bao nhiêu người đang chia sẻ thư mục đó, kèm theo là bản báo cáo các hoạt động gần đây bao gồm các cảnh báo về sự xung đột phiên bản. Để biết thông tin trên nhiều thư mục, bạn có thể mở một cửa sổ Notifier bằng cách nhấn chuột vào biểu tượng Mesh trên khay tác vụ của Windows.

Trình quản lý tập tin trực tuyến của Mesh phức tạp và giống Explorer nhất trong số 5 ứng dụng, tuy nhiên vẫn chưa hỗ trợ khả năng kéo thả các tập tin từ màn hình nền Windows, hay thậm chí hiển thị ở chế độ hình thu nhỏ các tập tin (tính năng hiện có trong hầu hết sản phẩm khác). Bạn có thể xem slideshow của các tập tin đa phương tiện nếu đã cài đặt tiện ích bổ sung Silverlight cho trình duyệt web, tuy nhiên điều này không giúp bạn chọn và làm việc đúng những bức ảnh mà bạn muốn.

Mesh không cung cấp bất kỳ tính năng sao lưu nào, tuy nhiên bạn có thể chuyển đổi bất kỳ thư mục máy chủ nào vào một sao lưu "động" bằng cách yêu cầu phần mềm chấm dứt việc đồng bộ dữ liệu.

Dù Mesh cung cấp nhiều cách thức để thực hiện các tác vụ khác nhau, nhưng một vài tính năng trong số đó đã thể hiện sự trực quan ngay trong phiên bản thử nghiệm. Live Mesh cung cấp hướng dẫn sử dụng ban đầu tốt, tuy nhiên tất cả những gì hiện có chỉ là một đoạn hướng dẫn dưới dạng video. Ngoài ra, các tính năng khó phát hiện và hoạt động khá chậm. Tính năng đặc biệt nhất là khả năng điều khiển từ xa đã được tích hợp vào Windows, nhưng trừ khi Microsoft có ở mức giá cạnh trạnh hơn bằng không nhiều người sẽ lựa chọn dịch vụ khác.

Hồng Vy - PC World USA
(theo PC World VN)