(Post 03/11/2009) Những công cụ mạnh và vài mẹo vặt giúp bạn tập trung vào công việc, tìm được thứ bạn cần và giải quyết mọi việc dễ dàng hơn. Có nhiều công cụ mà bạn nên thử qua và cả vài cách xử lý bạn có thể áp dụng vào công việc hàng ngày để tận dụng những công nghệ có được ngày càng hiệu quả hơn.

Công nghệ được cho là giúp cuộc sống dễ dàng hơn nhưng có lẽ không đúng như vậy khi mà bạn đang phải vật lộn với hàng trăm e-mail mới, phải giải quyết chuyện ổ cứng bị hỏng hoặc đột nhiên bạn nhận ra mình bỏ quên một tập tin quan trọng tại máy tính văn phòng. May mắn là có nhiều công cụ có thể giúp bạn. Có nhiều công cụ mà bạn nên thử qua và cả vài cách xử lý bạn có thể áp dụng vào công việc hàng ngày để tận dụng những công nghệ có được ngày càng hiệu quả hơn.

1 Điều khiển PC văn phòng tại nhà

Bạn có thể làm việc tại nhà và hầu như hoàn toàn có thể truy cập vào máy tính văn phòng thông qua các phần mềm điều khiển từ xa miễn phí như LogMeIn (find.pcworld.com/61762) và TightVNC (find.pcworld.com/61764). Với những công cụ này, bạn có thể xem máy tính từ xa của mình ở chế độ toàn màn hình, khởi chạy và đóng ứng dụng, đọc e-mail, cắt dán văn bản giữa 2 máy tính và truy cập bất kỳ tập tin nào. Hãy tiết kiệm chi phí đi lại, bạn sẽ thuyết phục được sếp rằng bạn vẫn rất "được việc" mà không cần ra khỏi nhà. Thậm chí iPhone cũng có vài công cụ tương tự như Mocha VNC và Teleport.

Nếu bạn không cần toàn quyền điều khiển máy tính từ xa nhưng chỉ cần truy cập đến tập tin trên PC ở văn phòng hay ở nhà thì hãy sử dụng công cụ đồng bộ miễn phí của Microsoft là FolderShare (find.pcworld.com/61765). Tập tin của bạn sẽ luôn luôn được cập nhật, bất kể bạn làm việc ở đâu.

2 Lên lịch tự động sao lưu ổ cứng

Sao lưu các tập tin quan trọng cũng giống như mua bảo hiểm cho căn nhà của bạn, đây là chuyện vừa lý thú, vừa quan trọng. Đừng ỉ lại khi nghĩ rằng cứ vài tháng bạn sẽ ghi ảnh chụp của mình vào DVD để lưu dự phòng. Thay vì vậy, bạn thiết lập phần mềm và dịch vụ để làm điều này trong khi bạn tập trung vào những công việc khác cần thiết hơn.

Lợi ích đầu tiên của việc này là phòng ngừa ổ cứng bị hư. Bạn có thể sử dụng chương trình miễn phí SyncBack (find.pcworld.com/61766), nó có thể lên lịch sao lưu từ ổ cứng lên các thiết bị lưu trữ gắn ngoài như ổ cứng gắn ngoài, bút nhớ hoặc ổ cứng mạng. (Nếu bạn có máy chủ FTP, hầu hết ứng dụng sao lưu đều có thể tự động sao lưu lên máy chủ FTP).

Dĩ nhiên, sao lưu nội bộ vẫn chưa đủ. Để bảo vệ dữ liệu không bị cháy nổ, sét, trộm cắp hoặc các thảm họa khác, bạn cần sao lưu dữ liệu lên một máy chủ ở xa qua Internet. Cả Carbonite (www.carbonite.com) và Mozy Home (www.mozy.com) cung cấp dung lượng lưu trữ máy chủ không giới hạn và các tiện ích sao lưu dữ liệu chạy "thầm lặng" trong lúc bạn làm việc.

3 Làm việc không cần chuột

Hãy làm cho công việc của bạn trôi chảy hơn bằng cách tự học các phím tắt cho các tác vụ mà bạn thường phải thực hiện như Ctrl+S để lưu, Ctrl+T để mở một tab mới trong Firefox, Ctrl+C để copy và Ctrl+V để dán. Cao hơn nữa, hãy trở thành chuyên gia dùng bàn phím với một công cụ hỗ trợ bàn phím như Launchy (nền Windows; find.pcworld.com/61767) hoặc QuickSilver (nền Mac; find.pcworld.com/61768). Bạn có thể khởi chạy chương trình, mở tài liệu và thậm chí thực hiện các tác vụ nâng cao như thu nhỏ kích thước ảnh và di chuyển tập tin nào đó mà không phải rời tay khỏi bàn phím.

Bạn cũng có thể gán cụm phím kết hợp để hệ thống tự động gõ ra các cụm từ chung như tên người dùng, mật mã, địa chỉ và chữ ký e-mail với một công cụ khác tên là TypeItIn (Windows; find.pcworld.com/61769) hoặc TypeIt4Me (Mac; find.pcworld.com/61770).

Wesabe là một công cụ quản lý tiền nong an toàn trên mạng, giúp bạn theo dõi tài chính cá nhân (nhưng là các giao dịch qua ngân hàng) dễ dàng

4 Giảm cân, cân đối cơ thể, tiết kiệm tiền và tăng doanh thu

Hãy một lần lướt qua các trang web về rèn luyện bản thân vì chúng có thể giúp bạn biết được bạn ăn bao nhiêu, tập thể dục thế nào, chi tiền ra sao để động viên bạn luôn giữ điều độ.

Các dịch vụ web như FitDay (www.fitday.com) và WeightWatchers.com ghi nhận và đưa ra thực đơn cho riêng bạn để có được vóc dáng thon thả.

Còn về tài chính, nếu bạn tìm đến Quicken hay Microsoft Money thì chúng lại quá phức tạp. Nếu chỉ để theo dõi chi tiêu, cân bằng sổ sách khi so với số tiền bạn kiếm được, bạn hãy đến các trang web theo dõi tài chính cá nhân như Mint.com hay Wesabe (www.wesabe.com).

Ngoài ra, bạn có thể tiết kiệm tối đa từng giọt xăng dầu với trang web theo dõi Mile Marker (mymilemarker.com). Nhập thông tin vào những trang web như trên, bạn sẽ có được những đề xuất cho riêng mình, những so sánh khác và một cộng đồng có cùng ý nghĩ có thể cho bạn lời khuyên.

5 Hãy quản lý hộp thư mỗi ngày

Hãy giải quyết một đống e-mail ngay lập tức bằng cách dọn dẹp sạch sẽ hộp Inbox của bạn và hãy luôn làm như thế mỗi ngày. Theo triết lý của Inbox Zero (43folders.com/izero), e-mail của bạn luôn chờ bạn xử lý, không phải bừa bộn là chúng ta lại buông xuôi. Bạn hãy tạo 3 thư mục hoặc tạo 3 nhãn trong trình quản lý e-mail: Action, Later và Archive. Mỗi ngày, khi bạn kiểm tra hộp thư, hãy có ngay quyết định cho 1 e-mail nào đó mà bạn nhận được để bạn chuyển nó đến 1 trong 3 thư mục trên để làm trống thư mục Inbox. Hãy xóa ngay e-mail nào không đáng bận tâm. Hãy trả lời ngay những e-mail nào bạn có thể trả lời dưới 2 phút. Chuyển những e-mail nào có mà bạn muốn giữ để đọc/tham khảo về sau vào thư mục Archive; chuyển e-mail nào mà bạn có thể trả lời lâu hơn 2 phút vào thư mục Action (và thêm vào mục trả lời thư vào danh sách cần làm của bạn); và hãy chuyển e-mail nào mà bạn cần theo dõi vào mục Later (như các e-mail thông báo gửi hàng qua mạng chẳng hạn). Đến lúc này, bạn đã "dễ thở" hơn rồi khi thấy chương trình quản lý e-mail báo "You have no new mail".

6 Dọn dẹp mớ cáp lộn xộn

Khi bạn có một mớ dây cáp lộn xộn, rối tung và đầy bụi bặm nằm dưới bàn thì việc gỡ nguồn cho MTXT hay lắp thêm 1 chiếc máy in mới là điều hết sức vất vả. Dây cáp cấp nguồn, cáp USB, dây loa, FireWire... đều trông gần gần giống nhau. Cách gắn nhãn đơn giản có thể giúp bạn tránh được nhầm lẫn vô tình nhưng có thể giết chết toàn bộ hệ thống khi lỡ cắm nhầm. Bạn hãy tự mình in các nhãn đó, hoặc mua một gói nhãn ID Pilot (idpilotlabels.com) để dán lên các chấu cắm cho đồ dùng trong nhà, văn phòng hay phòng khách. Khi chú mèo nhà bạn có lỡ làm sút hoặc bạn cần sắp xếp lại mọi thứ thì bạn sẽ thấy việc làm này có ý nghĩa như thế nào. Sau đó, gom các loại cáp này lại, gói chúng vào nẹp thiết kế dành đi dây cáp ở dưới bàn. Bạn có thể tìm các loại nẹp này ở các tiệm bán đồ điện, điện tử. Để giữ cho dây cáp của MTXT và các thiết bị khác không rớt xuống phía sau bàn khi không gắn vào thiết bị, bạn hãy kiếm một mấu giữ cáp đơn giản, gắn ngay cạnh mép bàn để giữ chúng lại. Cuối cùng là gắn hệ thống của bạn hay cả bộ thiết bị gắn ngoài mà bạn có vào một nguồn điện duy nhất hoặc một UPS để bạn có thể tắt hết mọi thiết bị khi không cần đến chỉ với một nút tắt/mở duy nhất, thuận tiện.

7 Luôn theo dõi công việc

Chìa khóa để luôn theo dõi được những việc cần làm là viết chúng ra giấy và tuần tự gạch bỏ khi làm xong, bất kể bạn làm điều này trực tuyến, trên máy tính của bạn, trên điện thoại thông minh hoặc trong một tập tin text đơn giản. PC World Mỹ đã thử vài công cụ quản lý công việc trực tuyến và Remember The Milk (RTM, www.rememberthemilk.com) được đánh giá tốt nhất. Nó có mọi chức năng bạn cần đến để lập danh sách công việc trực tuyến, trên desktop và trên điện thoại. RTM đưa ra các danh mục công việc (như là việc ở nhà, việc ở văn phòng), tập tin đính kèm, ghi chú, mức ưu tiên, tag, hạn chót và thậm chí có cả "việc cho người yêu" (bạn có thể gửi danh sách công việc của mình cho người dùng RTM khác như trợ lý của bạn). RTM cũng có một công cụ mở rộng cho Firefox, tích hợp dịch vụ này với hộp thư Gmail nên bạn có thể chuyển e-mail thành danh sách công việc (task). Dĩ nhiên, cho dù phần mềm có tốt đến đâu chăng nữa cũng không có gì có thể thay thế được mẫu giấy và cây bút chì.

8 Thay MTXT bằng bút nhớ hay Ipod

Thay vì phải bỏ chiếc MTXT cồng kềnh vào chiếc balô đã rất nặng cho chuyến đi sắp tới, bạn hãy thay nó bằng cách lấy trọn giao diện desktop trên máy tính để bàn vào một bút nhớ hoặc iPod. Các phần mềm Windows di động như là MojoPac (mojopac.com) và U3 (u3.com) chuyển toàn bộ desktop của bạn vào bút USB (hoặc vào chiếc iPod có chức năng như ổ cứng), cho bạn chạy các ứng dụng như Microsoft Outlook và lưu tài liệu lên trên bút nhớ đó. Mọi thứ bạn cần là một PC chủ (host): ví dụ, bạn có thể cắm bút MojoPac vào máy tính nào đó của bạn hoặc trong PC ở tiệm Internet để truy cập tài liệu và ứng dụng mà không để lại bất kỳ dấu vết gì. Ngoài ra, bạn có thể lưu và chạy các phần mềm dạng "portable" miễn phí như trình duyệt Firefox, Pidgin IM và Sumatra PDF từ bút nhớ. Tải những ứng dụng trên và các chương trình khác về miễn phí từ PortableApps.com.

Qipit có thể biến một tấm ảnh chụp tấm bảng họp thành một tài liệu PDF có thể tìm kiếm được

9 Tận dụng máy ảnh trên điện thoại để lưu thông tin

Hầu hết model điện thoại di động hiện nay đều có chức năng camera, và camera này có nhiều công dụng hơn là việc bạn chụp hình người thân để... buồn buồn lấy ra xem. Bạn có thể tận dụng máy ảnh của điện thoại và thẻ nhớ để chụp nơi đậu xe, nhãn hiệu rượu nào đó mà người thân bạn thích, thẻ giá mới của thiết bị nào đó để bạn tìm trên mạng, hoặc một dĩa thức ăn ngon để bạn cố về nhà bắt chước nấu... Vài dịch vụ web có thể chuyển những tấm ảnh số đó lên một tấm bảng số hay các tài liệu thành định dạng PDF mà bạn có thể tìm lại về sau. Hãy gửi e-mail các tấm ảnh chụp được từ điện thoại hoặc tài liệu nào đó lên Qipit (www.qipit.com) và dịch vụ này sẽ nhận diện văn bản và e-mail cho bạn tập tin PDF kết quả có thể tìm về sau.

10 Hãy tìm hiểu giá trước khi mua

Nếu bạn thường xuyên shopping trên mạng thì có những engine tìm kiếm về giá cả như RetailMeNot.com và SearchAllDeals.com và các trang web cộng đồng như BeatThat (beatthat.com) là nơi rất tốt để tìm giá tốt nhất cho một sản phẩm nào đó, nhưng Price Protectr (www.priceprotectr.com) và các dịch vụ tương tự khác sẽ tiết kiệm cho bạn được một khoản tiền bằng cách giám sát hơn 130 cửa hàng có chính sách bảo vệ giá cả cho người tiêu dùng. Nếu giá giảm sau khi bạn mua sản phẩm thì cửa hàng đó sẽ hoàn tiền cho bạn, nhưng để biết được liệu giá có hạ hay không thì có một mẹo khác. Bạn có thể tận dụng bảo hành về giá 30 ngày của Amazon bằng cách đến RefundPlease.com, hoặc bằng cách sử dụng phần mềm miễn phí Amazon Price Watch (nukeprice.com). Các trang web về du lịch như Farecast (farecast.live.com) và Orbitz (www.orbitz.com) cũng có các hệ thống bảo vệ giá và e-mail cảnh báo cho bạn khi giá đạt đến một mức nào đó.

11 Truy cập nhiều e-mail qua Gmail

Bạn có nhiều tài khoản e-mail hơn số giày bạn có thì điều cần thiết là làm thế nào để quản lý hết chúng vào một chỗ. Đã đến lúc cho tất cả tài khoản này vào một hộp Inbox duy nhất. Dịch vụ Gmail nền web miễn phí của Google vừa là một dịch vụ e-mail đơn thuần, vừa là một chương trình quản lý e-mail. Sử dụng Mail Fetcher tích hợp của Gmail để lấy thư đến 5 tài khoản e-mail khác nhau sử dụng chuẩn POP3. Trong mục Settings của Gmail, bạn nhấn vào tab Accounts để thiết lập hộp thư bên ngoài cho mình. Sau khi làm xong, bạn sẽ nhận được mọi thư chỉ trong một thư mục Inbox rộng rãi. Thậm chí bạn có thể gửi mail từ địa chỉ không thuộc Gmail thông qua màn hình Compose của Gmail.

Tính năng Mail Fetcher tích hợp của Gmail lấy e-mail từ 5 tài khoản ngoài sử dụng chuẩn POP3

12 Đừng quên cuộc hẹn quan trọng nào

Nếu lỡ năm nào bạn cũng phải vội vàng chạy đi mua hoa để tặng người yêu nhân dịp sinh nhật thì hãy thiết lập lịch nhắc nhở bằng e-mail cho chuyện này, và cho cả các sự kiện xảy ra định kỳ khác nữa. Google Calendar có thể tự động gửi e-mail nhắc nhở bạn, thậm chí vài nhà cung cấp dịch vụ điện thoại di động cũng có hỗ trợ gửi nhắc nhở dạng SMS tiện lợi. Hầu hết các tiện ích lịch trên mạng (như Google Calendar) và quản lý task (như Remember the Milk) cũng như các trang web như HassleMe (www.hassleme.co.uk) và Sandy (iwantsandy.com) hỗ trợ chức năng cảnh báo qua e-mail.

13 Không quên mật mã

Trình duyệt của bạn có thể lưu tên và mật mã những trang web nào bạn thường vào, nhưng bạn vẫn phải nhớ nhiều mật mã khác nữa như mật mã đăng nhập Wi-Fi, đăng nhập máy tính, số PIN... thậm chí cả câu hỏi và câu trả lời an ninh. Thay vì phải viết mọi thứ ra giấy, bạn hãy khóa những mật khẩu nhạy cảm này lại trong một cơ sở dữ liệu về mật mã được mã hóa an toàn. Công cụ KeePass miễn phí (find.pcworld.com/61775) chạy trên Windows, Mac và Linux và gán một mật khẩu chính để vào cơ sở dữ liệu của bạn. Hãy cho mật mã, số PIN và các số seri phần mềm vào cơ sở dữ liệu bảo mật cá nhân này để bạn không phải làm phiền đến bộ phận IT khôi phục lại mật khẩu.

14 Mã hóa tập tin riêng tư

Ai cũng có một hoặc hai thư mục, tập tin cá nhân mà kẻ trộm, trẻ con, đối thủ cạnh tranh, đồng nghiệp hoặc người khách lạ nào đó không được xem. Nếu bạn muốn an toàn cho một kế hoạch kinh doanh hay cất giữ kín vài tấm ảnh nào đó thì phần mềm mã hóa miễn phí TrueCrypt (find.pcworld.com/61777) rất lý tưởng để cất giữ các tập tin nhạy cảm trong một vùng ảo được bảo vệ bằng mật khẩu. Chỉ ai có được mật khẩu chính thì mới có thể vào được vùng ảo và đọc hoặc ghi trong đó; còn người dùng thông thường chỉ thấy được đó là một tập tin đơn chứa đầy những thứ lung tung không đầu không đuôi. TrueCrypt có thể bảo mật cho 1 thư mục trên ổ cứng hoặc cho toàn ổ cứng. Chức năng này rất thích hợp cho bút nhớ chứa nhiều dữ liệu quý giá mà bạn có thể bị mất hoặc bị đánh cắp.

TrueCrypt là cách đơn giản và miễn phí để giấu đi mọi dữ liệu nhạy cảm

15 Lấy nhạc, phim từ PC

Bạn không cần đặt tên một thiết bị phụ trợ nào dưới TV trong phòng khách để nghe nhạc, xem phim. Nếu có sẵn máy chơi game console hoặc hộp TiVo thì bạn có thể dễ dàng đem nhạc, phim có trên máy tính lên TV dễ dàng mà không cần đến chiếc hộp Apple TV hay một thiết bị nào khác. Microsoft cũng vừa công bố trong mùa lễ cuối năm nay người dùng Netflix sẽ có thể xem trực tiếp hàng ngàn thước phim với chiếc console Xbox 360. Ngoài ra, bạn cũng có thể truyền phim Netflix từ PC lên Xbox 360 bằng plug-in vmcNetFlix (find.pcworld.com/61779).

16 Xem TV, nghe nhạc trực tiếp từ Internet

Hãy quên truyền hình cáp lỗi thời đi, có rất nhiều chương trình TV miễn phí sẵn có cho bạn xem trực tuyến. Nếu bạn không muốn xem chương trình truyền hình trực tiếp từ trang web của đài truyền hình đăng tải thì hãy đến những trang web thu thập các tập phim như Hulu (www.hulu.com), Joost (www.Joost.com) và Fancast của Comcast (www.fancast.com) để xem. Tuy vậy, với 3 chương trình trên, bạn phải đăng ký hoặc truy cập từ Mỹ (như Hulu) thì mới xem trực tiếp được. Nếu muốn nghe nhạc miễn phí mà không cần đăng ký, hãy đến Deezer (www.deezer.com), Slacker (www.slacker.com), Last.FM hoặc Pandora (pandora.com); 2 trang web cuối còn hỗ trợ cho iPhone. Còn nếu bạn không ở nhà và nhớ đến chiếc hộp ghi hình TiVo thì hãy sử dụng thiết bị thay thế khác như Slingbox của Sling Media hoặc LocationFree của Sony để xem đầu ghi hình DVR của bạn qua Internet.

17 Tìm nhanh hơn với Firefox

Có lẽ trong một ngày, bạn vào cùng một trang web hoặc engine tìm kiếm nào đó vài lần. Dưới đây là cách để tải lại những trang đó một cách nhanh nhất: Đầu tiên vào trang nào có hộp tìm kiếm như Wikipedia, nhấn chuột phải vào vùng tìm kiếm của trang đó và chọn Add a keyword for this search. Tiếp theo, bạn cần đặt tên cho hộp tìm kiếm đó và cho nó một từ khóa dễ nhớ như là ký tự w. Ví dụ để tìm George Washington trên Wikipedia, bây giờ bạn chỉ cần mở Firefox lên và gõ vào thanh địa chỉ từ "w George Washington" rồi nhấn Enter. Thực ra bạn cũng có thể liên kết một từ khóa với bất kỳ bookmark nào, thậm chí với những trang không liên quan gì đến tìm kiếm. Chỉ việc gõ vào một từ khóa ngắn gọn trong bất kỳ hộp thoại Properties nào của bookmark. Ví dụ, bạn thử thiết lập từ khóa "compose" để soạn 1 e-mail mới trong Gmail, một khi bạn đã thiết lập một từ khóa nào đó, bạn có thể sử dụng thanh địa chỉ Firefox như là một dòng lệnh tùy biến mạnh mẽ, có thể chỉnh sửa được.

Cũng vậy, đồng bộ bookmark của Firefox cho máy tính ở nhà, văn phòng, máy tính xách tay sử dụng tiện ích mở rộng Foxmarks (find.pcworld.com/61803); điều này giúp bạn cập nhật kho từ khóa của bạn trên bất kỳ máy tính nào bạn đang sử dụng. Xem thêm bài "Thủ thuật mới cho Firefox" (ID: A0801_116).

18 Chỉnh mạng không dây

Mở rộng tín hiệu router, tăng cường băng thông, xem biểu đồ sử dụng và thực hiện vài mẹo khác bằng một nâng cấp firmware nguồn mở cho router. Firmware miễn phí DD-WRT (dd-wrt.com) và Tomato (polarcloud.com/tomato) cho bạn những tính năng tiên tiến để quản lý mạng không dây, trong đó có giám sát băng thông, xem đồ thị chất lượng dịch vụ và ép xung router để mở rộng tín hiệu sóng.

Còn muốn cho router của bạn vươn xa hơn bằng một cách "cổ điển"? Vài người làm được điều này bằng cách làm một parabol tự chế gắn thêm vào anten của router (find.pcworld.com/61783).

Từ khóa Firefox cho bạn tìm kiếm trên trang web ưa thích trực tiếp ngay từ thanh địa chỉ

19 Nâng kỹ thuật tìm kiếm

Bạn có thể giảm hàng triệu kết quả có được khi gõ những từ tìm kiếm quá chung chung trên Google bằng việc học cách tìm kiếm nâng cao. Bạn hãy cho vào ngoặc kép "" để có được kết quả chính xác. Sử dụng ký hiệu + hoặc – để chỉ rõ nghĩa, nhất là đối với từ nào có nhiều hơn 1 nghĩa (ví dụ salsa –dance) và sử dụng cụm filetype: để tìm loại tài liệu nào đó (ví dụ budget filetype:xls). Nếu bạn chưa biết làm món gì đó cho bữa tối thì bạn thậm chí có thể liệt kê tất cả nguyên liệu hiện có trong tủ lạnh rồi bắt đầu bằng từ recipe, Google sẽ đưa ra những món ăn bạn có thể chế biến. Sau đó, lấy kết quả tìm kiếm bạn có được ra màn hình desktop, nơi đây bạn sẽ thấy việc sắp xếp các file theo hệ thống thư mục phức tạp không còn cần thiết nữa. Ví dụ hãy sử dụng các thư mục Saved Search của Windows Vista để tạo một nơi lưu trữ động cho mọi tập tin có chứa từ "NYC", hoặc mọi hình ảnh về tiệc sinh nhật của bạn. Những khả năng tìm kiếm e-mail tích hợp của Gmail đơn giản là rất tuyệt. Bạn chỉ việc chọn sắp xếp theo tên người gửi (from), người nhận (to:) và tiêu đề e-mail (subject) để tìm được e-mail cụ thể nào đó mà bạn muốn, ví dụ: from: "Bill Gates" subject: "dinner date".

20 Giảm chi phí mực và giấy in

Chắc hẳn bạn đã từng tốn không ít tiền mực cho chiếc máy in, vậy bạn nên tạo thói quen in ấn thông minh để tiết kiệm tiền mực và tiền giấy. Nếu có thể, bạn nên xem trước tài liệu trước khi in và thu nhỏ tài liệu để in ít trang hơn, hoặc chỉ in những trang nào bạn cần trong đó. Thiết lập máy in ở chất lượng in thấp nhất (draft mode) nếu có thể, và hãy in 2 mặt hoặc in thu nhỏ vài trang trên máy bằng 1 trang in giấy (như in slide của PowerPoint). Trước khi in, sử dụng mở rộng Aardvard Firefox (find.pcworld.com/61785) để xóa những quảng cáo lớn, sặc sỡ và các vùng trống phí phạm, không cần thiết. Khi bạn không thực sự cần một bản sao trên giấy thì hãy in ra dạng tập tin PDF. Người dùng Mac có thể thực hiện điều này theo mặc định nhưng người dùng Windows cần tải về một công cụ miễn phí như CutePDF (find.pcworld.com/61786) để in bất kỳ tài liệu nào ra tập tin PDF.

Lê Duy - PC World USA
(theo PC World VN)