(Post 24/11/2009) Các tập tin bảng tính Excel,
cũng như Word, một khi bị lỗi sẽ gây ra hàng loạt rắc rối cho người dùng
văn phòng. Bạn có thể tham khảo 10 cách khôi phục tập tin bảng tính dưới
đây trước khi tính tới chuyện... ngồi khóc hay làm lại từ đầu.
Excel -
ứng dụng xử lý bảng tính không thể thiếu trong các công sở |
 |
1. Thử khôi phục bằng phương án thủ công
Nếu tính năng tự động khôi phục lỗi của Excel tậm tịt,
bạn có thể thực hiện công việc này bằng tay:
- Mở tập tin từ menu File. Đối với Excel 2007, hãy click vào nút
Office và chọn Open.
- Sử dụng bảng điều khiển Look In, tìm và xác định workbook bị lỗi.
- Từ danh sách sổ xuống của nút Open, chọn Open And Repair.
- Nếu đây là nỗ lực đầu tiên cố gắng khôi phục workbook, bạn hãy click
vào Repair.
Nếu may mắn, Excel sẽ sửa chữa tập tin. Tuy nhiên, tính
năng khôi phục tập tin không phải lúc nào cũng hiệu quả. Lúc này, bạn
hãy chọn giải pháp thứ hai là khôi phục dữ liệu. Hãy nhấp vào Extract
Data ở bước 4.
2. Nếu lỗi xảy ra khi tập tin bảng tính đang
mở
Khi có lỗi xảy ra mà tập tin workbook vẫn đang mở, bạn
nhất thiết không được lưu lại phiên làm việc hiện tại. Thay vào đó, bạn
hãy trở ngược lại phiên bản lưu trữ trước đó. Bằng cách này, bạn sẽ tránh
được lỗi xảy ra vừa rồi mà không mất dữ liệu, cho dù khả năng này là rất
nhỏ.
Để trở lại phiên làm việc lần trước đã lưu lại, bạn hãy
thực hiện theo các bước sau:
- Chọn Open từ menu File menu. Đối với Excel 2007, click vào nút
Office và chọn Open.
- Sử dụng bảng điều khiển Look In để xác định tập tin bị lỗi.
- Click vào Open.
Lúc này bạn sẽ mở lại workbook như cũ.
3. Tắt chế độ tính toán tự động
Nếu Excel không thể mở được tập tin bảng tính, hay kể
cả lựa chọn Open And Repair cũng bó tay, bạn hãy đặt lại chế độ tính toán
sang phương án xử lý thủ công và thử lại. Các bước thực hiện:
- Mở một tập tin bảng tính mới với nội dung rỗng.
- Từ menu Tools chọn Options và click vào tab Calculation. Trên Excel
2007, bạn hãy click vào nút Office, tiếp đến là Excel Options và chọn
Formulas trên bảng điều khiển ở phía trái.
- Trong phần cài đặt thông số cho Calculation (Calculation Options
trên Excel 2007), chọn Manual.
- Click vào OK.
Lúc này, bạn hãy mở lại tập tin bị lỗi. Có thể Excel
sẽ “bắt lỗi” và mở được tập tin trục trặc.
4. Sử dụng công cụ Microsoft Office Tools
Microsoft
Office Tools - một trong những tiện ích hữu dụng ít người dùng
biết tới có trên bộ Office |
 |
Nếu Excel không thể mở được tập tin workbook lỗi, bạn
hãy dành cơ hội cho Microsoft Office Tools:
- Từ menu Start, chọn All Programs (trên Windows XP).
- Chọn Microsoft Office.
- Chọn Microsoft Office Tools.
- Chọn Microsoft Office Application Recovery.
- Chọn Microsoft Office Excel ở hộp thoại.
- Nhấp vào Recover Application. Quá trình xử lý có thể mất một vài
phút.
Công cụ khôi phục này sẽ tắt Excel và sau đó khởi động
lại, hiển thị danh sách các tập tin bảng tính đã khôi phục được. Nếu may
mắn, tập tin Excel quý giá của bạn sẽ nằm trong danh sách này. Chỉ cần
mở ra và tiếp tục sử dụng!
5. Thử chuyển tập tin sang nơi khác
Đôi khi một tập tin bảng tính bị lỗi không hẳn do những
nguyên nhân từ phần mềm hay sai lầm khi sử dụng của người dùng. Rất có
thể nó đang tạm không truy cập được nữa, các hệ thống mạng và máy chủ
thường vẫn đánh dấu chúng là những tập tin lỗi. Trong trường hợp gặp phải
lỗi được xác định có nguyên nhân tương tự và Excel không thể sửa được,
bạn hãy chuyển tập tin sang một thư mục, ổ đĩa hoặc máy chủ khác.
6. Hãy để OpenOffice “ra tay”
Một số người khẳng định cảm thấy hoàn toàn bất ngờ với
kết quả mỹ mãn khi sử dụng bộ ứng dụng OpenOffice để sửa chữa tập tin
lỗi của Excel. Đây là công cụ mã nguồn mở miễn phí lừng danh. Nếu không
thể xử lý được tập tin bảng tính bị lỗi trên Excel, hãy dùng tới Calc
của OpenOffice. Tất nhiên, việc này thường kỳ công và phức tạp hơn bạn
tưởng.
7. Mở tập tin lỗi trên WordPad hoặc Word
Nếu bạn không thể sửa được tập tin bảng tính bị lỗi,
hãy thử mở bằng WordPad. Nếu thành công, WordPad sẽ chuyển đổi tất cả
mọi thứ sang dạng văn bản. Tất nhiên, điều này không hẳn đã làm bạn hoàn
toàn hài lòng ngoài niềm vui có thể lấy lại được dữ liệu. Phương án này
sẽ không thể khôi phục được các định dạng font, bảng... Tuy nhiên, không
giống như một số phương án khôi phục dữ liệu khác, WordPad sẽ giúp bạn
phục hồi các macro. Hãy sử dụng lệnh tìm kiếm Sub và Function trên khối
dữ liệu đã khôi phục được để tìm chúng.
Bạn cũng có thể mở tập tin .xls bị lỗi trên Word, nhưng
kết quả thường khá giới hạn. Với phương án này, bạn phải cài đặt công
cụ chuyển đổi Microsoft Office Excel. Không như WordPad, Word không khôi
phục được các macro.
8. Xử lý các cell bị lỗi để khôi phục dữ liệu
Đôi khi bạn có thể khôi phục dữ liệu bằng cách xử lý
các cell trên tập tin lỗi. Bạn sẽ không thể lấy lại được định dạng, biểu
đồ, macro... nhưng khôi phục được dữ liệu cũng đã là quá may rồi. Quy
trình thực hiện như sau:
- Mở một workbook mới, nhập vào cell A1 công thức sau đây để dẫn
tới cell A1 trong tập tin lỗi: tên của tập tin lỗi!A1. (Bạn không
cần phải thêm .xls).
- Nhấp Enter.
- Nếu tập tin lỗi không ở cùng thư mục, Excel sẽ hiển thị hộp thoại
Update Values: tên của tập tin bị lỗi. Bạn hãy sử dụng bảng điều khiển
Look In để xác định tập tin bị lỗi. Chọn tập tin này và click OK.
- Nếu hộp thoại Select Sheet xuất hiện, bạn hãy chọn sheet phù hợp
và click OK. Excel sẽ hiển thị giá trị cell A1 của tập tin lỗi.
- Chọn cell A1 và kéo ngang qua các cột mà bạn cảm thấy cần để có
thể khôi phục dữ liệu. Nếu Excel hiển thị hộp thoại Update Values
- tên tập tin bị lỗi, bạn hãy chọn tập tin lỗi và click OK.
- Lặp lại bước 5, nhân bản hàng A theo số lượng hàng bạn cảm thấy
đủ để khôi phục tập tin lỗi.
- Chọn dữ liệu và nhấp Copy từ menu Edit.
- Chọn Paste Special từ menu Edit, chọn Values.
- Click OK.
Chuyển
sang định dạng khác là phương án xử lý khá hiệu quả khi Excel
bị lỗi |
 |
9. Thử định dạng SYLK để khôi phục dữ liệu
Microsoft khuyến cáo sử đụng định dạng SYLK để tránh
khỏi bị lỗi khi dùng Excel, nhất là các lỗi liên quan đến máy in. Bạn
có thể mở tập tin Excel bị lỗi bằng cách này:
- Từ menu File, chọn Save As. Trên Excel 2007, click vào nút Office.
- Từ bảng điều khiển Save As Type, chọn SYLK(Symbolic Link) (*.slk).
- Đặt tên. Nếu tập tin lỗi có một sheet, việc này là không cần thiết.
- Click vào Save.
- Nếu tập tin workbook có nhiều sheet, Excel sẽ hỏi bạn có tiếp tục
sử dụng định dạng không hỗ trợ nhiều sheet cùng lúc hay không. Click
vào OK.
- Nếu Excel cảnh báo bạn có thể workbook gồm một số định dạng không
tương thích với SYLK, bạn hãy chọn Yes.
Lưu ý là định dạng SYLK chỉ lưu lại những sheet đang
sử dụng. Để khôi phục dữ liệu, bạn cần mở lại tập tin Excel và lưu lại
từng sheet một. Đó là lý do vì sao ở bước 3 bạn cần đặt tên cho từng sheet
trên workbook để tránh nhầm lẫn sau này.
Sau khi đã lưu lại tất cả các sheet theo dạng mới, bạn
hãy mở tập tin .slk và sửa thành .xls. Cẩn thận, không sử dụng tên của
tập tin workbook bị lỗi. Nếu thành công, bạn có thể lưu lại được các giá
trị từ công thức đã nhập nhưng các công thức thì không.
10. Khôi phục các macro
Nếu có thể khôi phục dữ liệu nhưng vẫn bó tay trước các
macro, bạn có thể lưu lại được chúng theo cách sau đây:
- Mở Excel, đừng mở những workbook lỗi.
- Đặt chế độ tính toán sang dạng thủ công (thủ thuật 3 ở trên).
- Chọn Macro từ menu Tools, chọn Security và sau đó chọn High. Trên
Excel 2007, hãy nhấp vào nút Office --> Excel Options, và chọn
Trust Center phía trái bảng. Sau đó, click vào nút Trust Center Settings,
chọn Macro Settings, sau đó chọn Disable All Macros Without Notification
trên vùng cài đặt Macro Settings. Cuối cùng nhấp OK hai lần.
- Mở tập tin bị lỗi. Nếu Excel mở được, bạn sẽ thấy một thông báo
cho biết hiện macro đang được tắt. Nếu Excel tắt đi, phương pháp này
coi như thất bại.
- Nhấp tổ hợp [Alt]+[F11] để mở Visual Basic Editor (VBE).
- Sử dụng Project Explorer (nhấp [Ctrl]+R), click chuột phải vào
module và chọn Export File)
- Nhập tên và thư mục của module.
- Lặp lại bước 6 và 7 theo ước chừng của bạn, đủ để trích xuất tất
cả các module.
- Đóng VBE và thoát Excel.
- Mở một workbook trống (hoặc workbook mới chứa dữ liệu mới khôi
phục được) và nhập các module.
Nhật Vương (theo Techrepublic)
(nguồn Tuổi Trẻ Online)
|
